Referenssitarkistukset suomalaisen kaupan alan yhtiön rekrytoinneissa

Abstract

Tässä opinnäytetyössä käsitellään referenssitarkistuksia osana suomalaisen pörssiyhtiön rekrytointeja. Opinnäytetyön tavoitteena on tutkia ja kartoittaa referenssitarkistusten nykytilannetta ja kehitysmahdollisuuksia toimeksiantajayrityksessä. Työn tarkoituksena on yhtenäistää referenssien tarkistamista rekrytoiville esihenkilöille laaditun ohjeistavan toimintamallin avulla. Opinnäytetyön teoreettisessa viitekehyksessä käsitellään rekrytointiprosessin kulkua, ajankohtaisia trendejä sekä referenssitarkistuksia ja niiden roolia rekrytoinnissa. Lisäksi työ sisältää tutkimuksen toteutuksen, tulosten analyysin ja kehitysehdotukset. Toimeksiantajayrityksestä käytetään opinnäytetyössä nimitystä toimeksiantaja, yrityksen anonymiteetin säilyttämiseksi.

Opinnäytetyö toteutettiin kvantitatiivisena eli määrällisenä tutkimuksena. Tutkimus toteutettiin toimeksiantajayrityksen rekrytoiville esihenkilöille laaditulla kyselyllä, jonka vastaajajoukoksi rajattiin vuoden 2022 viimeisellä neljänneksellä toimihenkilöitä tai ylempiä toimihenkilöitä rekrytoineet esihenkilöt. Kyselylomake laadittiin toimeksiantajan toiveiden sekä teoreettisen viitekehyksen pohjalta. Kyselyssä kartoitettiin referenssitarkistusten määrää, sekä käytettyjä menetelmiä ja ajankäyttöä. Kyselyssä myös tutkittiin esihenkilöiden tärkeäksi kokemia tavoitteita referenssitarkistuksissa ja mielipiteitä digitaalisen referenssitarkistuksen hyödyistä. Kysely lähetettiin 99 esihenkilölle, joista 25 vastasi kyselyyn.

Tulosten mukaan referenssitarkistuksia hyödynnetään toimeksiantajayrityksessä eniten ylempien toimihenkilöiden ja toimihenkilöiden rekrytoinneissa. Referenssitarkistuksia suoritettiin selvästi eniten puhelimitse, mikä oli linjassa teoreettisen viitekehyksen ja toimeksiantajan odotusten kanssa. Toimeksiantajayrityksen puutteellinen toimintamalli ja ohjeistus näkyi erityisesti ajankäytön vaihtelevuutena esihenkilöisen välillä. Erityisesti referenssitarkistukseen valmistautumiseen käytetyssä ajassa ilmeni vaihtelua, joka nousi selväksi kehityskohdaksi. Rekrytoiville esihenkilöille laadittiin referenssitarkistuksiin toimintamalli, josta löytyy ohjeistusta lainsäädännön asettamiin vaatimuksiin, valmistautumiseen ja tarkistusten suorittamiseen. Valmistautumisvaihetta nopeuttaa mallista löytyvä kysymysrunko, joka on mahdollista räätälöidä tehtävän vaatimusten mukaan. Jatkokehitysehdotuksena toimeksiantajan olisi syytä tutkia digitaalisen referenssitarkistuksen hyötyjä ja kustannuksia, sekä mahdollista integraatiota rekrytointijärjestelmään.

This thesis studied reference checks in a Finnish listed company’s recruitment. The objective of the thesis was to study and survey the status quo and development possibilities of reference checks in the client company. The purpose was to create an instructive model to help recruiting superiors conduct reference checks effectively.

The study was carried out by using a quantitative research method. A structured online questionnaire was used as the data collection method. The target group of the survey was the superiors of the client company who had recruited employees lately. In addition to the research, this thesis contains a theoretical framework which deals with recruitment, topical trends, reference checks and their role in the recruitment process.

The results of the research suggest that reference checks are a common part of recruitment in the client company and conducted mostly by phone. The majority of the superiors checked on the average one to two references per candidate, but the time spent on the checks was variable. In particular, the time spent preparing for the reference checks was varied.

The findings indicate that the superiors have different ways to conduct reference checks. The instructive model was created by analyzing the theoretical framework and the data from the survey. The model was made for reference checks conducted by phone, while being the most used method in the client company.