Henkilöstön huomioiminen moniprojektin eri vaiheissa

Abstract

Tämä opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantajayritykselle, jossa on käynnissä useamman vuoden kestävä moniprojekti. Moniprojekti käsittää yhteensä seitsemän eri projektia, joita ohjataan yhteisen aikataulun, resurssienhallinnan ja ohjausmallin mukaisesti. Opinnäytetyön tavoitteena oli muodostaa resursointistrategia moniprojektille. Työn tarkoituksena oli saada käsitys siitä, miten moniprojekti tulee organisoida henkilöstön näkökulmasta ja miten asiakkuus- informaatioteknologia ja digikehitys (AID) -linjaorganisaatio huomioidaan moniprojektin aikana, jotta mahdollistetaan moniprojektissa rakennettujen toiminnallisuuksien tuotannon ylläpito, -tuki ja -jatkokehitys.

Opinnäytetyön tutkimus toteutettiin tammi-huhtikuussa 2023. Tutkimusaineisto kerättiin teemahaastatteluina. Haastatteluihin osallistui 10 henkilöä, jotka valittiin haastateltavaksi eri tasoilta sekä moniprojektista että AID-linjaorganisaatiosta. Opinnäytetyön tietoperustana oli projektijohtamisen, -hallinnan ja -resursoinnin sekä muutosjohtamisen ja tiedon siirron kirjallisuus.

Tutkimuksen tuloksena saatiin kerättyä parhaita käytäntöjä ja kokemuksia yrityksen sisäisiltä työntekijöiltä ja yhdeltä ulkoiselta konsultilta liittyen moniprojektin resursointiin, moniprojektin aikaiseen sidosryhmäviestintään ja tiedon siirtymiseen moniprojektin tulosten vastaanottajalle eli AID-linjaorganisaatiolle. Tutkimuksesta kertyi paljon tietoa myös organisaation ja henkilöstön oppimisesta ja siitä, miten tieto parhaiten siirtyy ihmisten kautta projektin ja organisaation välillä.

Opinnäytetyön johtopäätöksenä moniprojektin resursoinnissa tulee huomioida organisaation osaamisen kasvattaminen. AID-linjaorganisaatio tulee nähdä yhtenä moniprojektin sidosryhmänä ja viestintää ja kommunikaatiota tulee parantaa tämän sidosryhmän suuntaan. Tiedon siirrossa tulee huomioida, että tietoa tulee kasvattaa pikkuhiljaa AID-linjaorganisaation suuntaan moniprojektin aikana ja se tulee nähdä prosessina. Tieto siirtyy parhaiten siirtämällä ihmisiä moniprojektista niihin AID-linjaorganisaation tiimeihin, joissa tietoa tarvitaan. Tätä opinnäytetyötä voi hyödyntää palvelun siirrossa moniprojektilta AID-linjaorganisaatiolle, sekä moniprojektin eri projekteissa sidosryhmähallinnan osalta.

This Master’s thesis was done for a company, which has several year multi-project ongoing. The multi-project combines seven different projects. The objective of this thesis was to create a resourcing strategy for a multi-project. The purpose of this thesis was to collect information how a multi-project should be resourced and how to manage AID line organisation as a stakeholder, where system support, maintenance and further development are handled.

The theoretical section explores literature of knowledge transfer, project-, re-source- and change management. The empirical part consists of interviews of 10 employees who work in the multi-project or in AID line organisation. The methodology was thematic interviews

The Results of the study collected together best practices and experiences related to project resourcing, stakeholder communication during the project, the knowledge transfer from project to AID line organisation.

The findings indicate that the resourcing of the multi-project should be done considering the growth of the expertise in the organisation. AID line organisation stakeholder management should be done in several levels of organisation and knowledge transfer should be done as a process. The results can be used in service transition from a multi-project to the AID line organisation, and in the different projects of a multi-project.