Projektinhallintaprosessin kehittäminen tapahtumaorganisaatiossa

Abstract

Tämän opinnäytetyön aihe oli projektinhallintaprosessin kehittäminen tapahtumaorganisaatiossa. Messukeskuksen Messut liiketoiminnan projektinhallintaprosessi vaatii kehittämistä. Toimintatavoissa on eroavaisuuksia, suunnitelmien dokumentointia ja seuraamista toteutetaan eri tavoin. Projektinhallintaa toteutetaan yksilötasolla, ei projektitasolla. Nähtiin, että tilanne voisi ratketa ottamalla käyttöön uusi projektinhallinnan työkalu. Tämän johdosta käynnistettiin pilotointijakso tavoitteena pilotoida uutta potentiaalista projektinhallinnantyökalua. Messukeskuksen projektinhallinnan nykytilanteen perusteella tämän opinnäytetyön tavoitteeksi asetettiin Messukeskuksen projektinhallintaprosessin kehittäminen, joka sisältää minimivaatimusten määrittelyn, pilotointijakson ja jatkotoimenpiteiden suunnittelun. Opinnäytetyöstä rajataan pois mahdollisen uuden projektinhallintatyökalun kartoitus, mikäli pilotoinnin kohteena ollutta työkalua ei oteta käyttöön. Lisäksi opinnäytetyöstä rajataan pois jatkotoimenpidesuunnitelmana toteutetun muutossuunnitelman konkreettinen toteuttaminen tarkoituksena uuden projektinhallintatyökalun käyttöönotto. Projektinhallintatyökalun käyttöönotto on sisällytetty jatkokehittämisehdotuksiin. Tämän opinnäytetyön keskeinen tietoperusta koottiin käsittelemällä projektinhallinnan, tapahtumaprojektien, tietohallintoprojektien ja muutosprojektien keskeisimpiä teorioita. Projektinhallinnan avulla kuvattiin, miksi projektinhallinnan työkalu on tarpeellinen tapahtumaorganisaatiossa. Muutosprojektin teorioissa käsiteltiin mitä toimintamallin muutoksessa tulee ottaa huomioon. Teoriassa käsiteltiin muutosprojektin eteneminen tarpeen kartoituksesta, tilanneanalyysin luomisesta, muutossuunnitelman laatimisesta, muutosmallista aina suunnitelman toteuttamiseen. Muutosprojektin tärkein tavoite on sitouttaa muutoksen kohteen olevat ihmiset muutoksen taakse. Lähestymistavaksi valittiin toimintatutkimus ja tutkimus- ja kehittämismenetelmiksi haastattelututkimus, sähköinen kyselytutkimus, pilotointi ja ideointipaja. Toimintatutkimuksen perusteiden mukaisesti tutkimuksessa pyrittiin ratkaisemaan olemassa oleva ongelma osallistamalla siihen aktiivisesti kohdeorganisaation henkilökuntaa. Opinnäytetyön päätulokset ovat, että tapahtumaorganisaatio tarvitsee projektien toteuttamisen tueksi projektinhallinnan työkalun, jotta varmistetaan mahdollisimman tehokas toiminta liiketoiminnan kehittämiseksi. Projektinhallintaprosessi minimivaatimukset ovat tilanneanalyysin toteuttaminen, toimintatapojen yhtenäistäminen, toiminnasta tehokkaampaa ja suunnitelmallisempaa, projektinhallinta tukemaan strategisia kasvu- ja kilpailutavoitteita, vastuutehtävät aikataulutetaan ja dokumentoidaan samalle alustalle, projektien kokonaiskuvan hahmottaminen helpommaksi, tiedonkulun helpottuminen ja tehostuminen, projektinhallinnan jatkuvakehittäminen, työnkuormittavuuden väheneminen ja projektinhallinta osaksi laatuvaatimuksia. Muutossuunnitelmaa tulee toteuttaa hyödyntämällä ketterää muutosmallia ja suunnitelma koostuu projektiryhmästä, muutosmallista, johtamisenmallista, esimerkin voimasta, viestinnästä, henkilökunnan sitouttamisesta ja projektinhallinnasta. Johtopäätöksenä on, että Messut liiketoiminta tarvitsee projektinhallinnan työkalun, mutta pilotoinnin kohteena ollut Plandisc ei kata minimivaatimuksia.