Sähköisen sopimushallinnan kehittäminen kuntaorganisaatiossa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli Joensuun kaupungin sähköisen sopimushallinnan parantaminen ja kehittäminen. Yhteiskunnan digitalisoituminen on saanut myös kunnat siirtymään sähköisten toimintatapojen käyttämiseen. Rinnalle on jäänyt usein myös manuaalisia työvaiheita. Työn tarkoituksena oli saada kaupungin hajautunut ja monitahoinen sopimushallinta siirtymään kokonaisuudessaan sähköisiin järjestelmiin ja samalla yhtenäistää sopimushallinnan toimintatapoja.

Sopimustenhallinta on organisaatiossa tärkeä tukiprosessi, mikä hyvin toimiessaan mahdollistaa prosessin sujuvan etenemisen ja sopimusten löydettävyyden. Sopimushallinnan kehittämisessä hyödynnettiin prosessien kehittämisen ja palvelumuotoilun työkaluja. Palvelumuotoilu on moniulotteinen lähestymistapa, jolla voidaan kehittää myös sisäisiä prosesseja ja sen käyttäminen onkin yleistynyt julkishallinnossa viime vuosina.

Tutkimuksessa selvitettiin Joensuun kaupungin sopimushallintaprosessin kehittämiskohteita ja etsittiin ideoita, jotka tukevat yhtenäisten toimintatapojen kehittämistä. Kehittämistehtävä toteutettiin laadullisena tutkimuksena. Lähestymistapana käytettiin palvelumuotoilua ja aineistonkeruussa hyödynnettiin palvelumuotoilun tuplatimanttimallia. Käyttäjäymmärrystä lisättiin teemahaastatteluilla, joihin osallistui sopimushallintaprosessiin kuuluvia valmistelijoita ja tallentajia. Kehittämisideoita kerättiin asianhallintatiimin jäsenten kanssa aivoriihimenetelmällä.

Haastattelujen perusteella muodostettiin prosessikuvaus sopimushallintaprosessin nykytilasta ja kartoitettiin koko prosessin kulkua. Lisäksi esille nousi sopimushallinnan kehittämiskohteita. Niissä korostuivat erityisesti yhdenmukaisen ohjeistuksen puuttuminen ja ohjelmistojen käytön haasteet. Sopimusten löydettävyyttä ja yhtenäisten sopimuskäytäntöjen kehittämistä ideoitiin aivoriihellä. Työpajan ja kehittämiskohteiden pohjalta muodostettiin palvelupolku.

Tutkimustuloksista tehtyjen johtopäätösten avulla annetaan ehdotuksia sopimushallintaprosessin kehittämiseksi. Kehittämisessä suositellaan lähdettäväksi liikkeelle kaupungin sopimushallinnan ohjeen laatimisella. Tämän jälkeen sopimushallintaa on mahdollista parantaa useilla eri toimenpiteillä. Jatkotutkimuksella olisi mielenkiintoista selvittää tekoälyn käyttöä sopimushallinnassa ja palvelumuotoilun roolia kaupungin prosessien kehittämisessä.