Business process automation in a target organisation
Ranta, Jani (2023)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023052614660
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023052614660
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö tuottaa liiketoimintaprosessin automaation kohdeorganisaatioon hyödyntäen UiPath-sovellusta.
Kohteena on automatisoida uusien asiakkaiden luonti kohdeorganisaation toiminnanohjaus- ja projektinhallintajärjestelmiin. Nykyprosessi sitoo kaksi henkilöä organisaation talous- ja IT-osastoilta ja prosessin suoritus voi kestää mitä tahansa muutamasta minuutista useisiin päiviin.
Tämä työ nojaa teoriaviitekehyksessään liiketoimintaprosessien hallintaan sekä robottiprosessiautomaatioon. Liiketoimintaprosessien hallinta tarjoaa hyvän lähtökohdan minkä tahansa liiketoimintaprosessin kehittämiseen, kun taas robottiprosessiautomaatio tarjoaa teknologiset yksityiskohdat sekä robottiteknologian mahdollisuudet ja ongelmakohdat. Menetelmänä käytetään rakentava tutkimus -lähestymistapaa, sillä opinnäytetyön tavoitteena on tuottaa uusi ratkaisu oikeaan ongelmaan organisaatiossa. Tämän lisäksi menetelmän syklinen ja toistuva toimintatapa soveltuu hyvin ensivaiheen ohjelmistokehitykseen.
Itse kehitystyö nojaa pitkälti rakentavan tutkimuksen sekä liiketoimintaprosessin hallinnan mukaisiin työnkulkuihin. Ensiksi kohdeprosessi valitaan ja analysoidaan perusteellisesti, jotta soveltuvuus automaatioon voidaan varmistaa. Tästä syntyy prosessikuvaus, josta prosessi ja siihen liittyvä tiedonkulku on vaivatonta hahmottaa. Haastattelujen myötä saadaan parempi ymmärrys mahdollisista kipupisteistä prosessissa sekä kattavampi käsitys lopputuloksen vaatimuksista. Seuraavaksi prosessi suunnitellaan uudestaan automaatioon soveltuvaksi ja siitä tehdään uusi prosessikaavio, joka toimii myös automaatiosovelluksen lähtökohtana. Tässä yhteydessä tehdään myös tarvittavat muutokset prosessiin liittyviin järjestelmiin automaation mahdollistamiseksi. Itse automaatiosovellus toteutetaan UiPath-sovelluksella ja työtä testataan jatkuvasti kehityksen ohessa. Lopuksi automaatiota testataan etukäteen määriteltyjen testitapausten mukaisesti, jotta soveltuvuus tuotantokäyttöön voidaan arvioida.
Lopputulos näyttää selkeästi ohjelmistorobottien hyödyt, kun automatisoidaan olemassa olevaa liiketoimintaprosessia. Uusien asiakkaiden tilauslomakkeiden käsittelyaika pienenee merkittävästi, prosessiin liittyviä henkilöitä tarvitaan vähemmän ja prosessiin käytetään vähemmän työaikaa. Hyödyistä huolimatta on tärkeää huomata, että ohjelmistorobotteihin liittyviä haasteita voi ilmaantua milloin vain kehityksen aikana. Tulevaisuuden automaatiohankkeita ajatellen olisi suositeltavaa luoda kehitystiimit siten, että mukana on ammattitaitoisia liiketoiminta-analyytikkoja, ohjelmistokehittäjiä sekä prosessiin liittyviä muita asiantuntijoita. On myös ensiarvoisen tärkeää selvittää ja analysoida kohdeprosessi ennen uudelleensuunnittelua. Oikealla lähestymistavalla ja oikeilla kyvyillä on mahdollista saavuttaa merkittävää hyötyä prosessiautomaatiosta. This thesis produces a business process automation solution using UiPath tools for a target organisation.
The scope of the solution is to automate the process of creating new business clients in the target organisation enterprise resource planning and project management systems. The current process ties two people from the organisations finance and IT teams and can take anything from minutes to several days to complete.
This thesis relies on business process management and robotic process automation as its theoretical framework. BPM provides a good basis for any business process development and RPA gives the technical details, benefits, and pitfalls of the technology itself. This thesis utilises constructive research approach as the goal of this project is to provide a novel solution to a real-world problem in an organisation. Also, the iterative manner of constructive re-search provides a good base for initial development.
The development of the automation solution follows the workflow derived from constructive research approach and BMP lifecycle. The existing process is first discovered and analysed the focus being in understanding the process and evaluating its viability for automation. This produces the as-is process map which presents the existing process in an easy-to-understand format. Interviews provide insights into the paint points of the stakeholders and help better understand the requirements for the final solution. Then the process is redesigned and prepared for automation which includes producing the to-be process map to be used as the base for the automation development. This phase also includes preparing the connected systems if any changes are required. The automation solution is then built using UiPath tools and tested on the go as much as possible. Finally, the solution is tested against pre-defined acceptance tests to understand its suitability for production use.
The final solution produced clearly shows the benefits of using RPA on automating existing business process. The overall handling time is greatly reduced, less people need to be involved in the process and less working hours spent on process activities. These benefits come with a caveat as it became obvious that RPA related challenges may arise anytime during the development process. For future automation endeavours in the organisation, it would be useful to have a development team consisting of people with proficient skills in business analysis and RPA development to produce a robust and capable automation solution. Also, spending time and effort on process discovery and analysis is paramount. With the right approach and skillset process automation can bring great benefits to a business.
Kohteena on automatisoida uusien asiakkaiden luonti kohdeorganisaation toiminnanohjaus- ja projektinhallintajärjestelmiin. Nykyprosessi sitoo kaksi henkilöä organisaation talous- ja IT-osastoilta ja prosessin suoritus voi kestää mitä tahansa muutamasta minuutista useisiin päiviin.
Tämä työ nojaa teoriaviitekehyksessään liiketoimintaprosessien hallintaan sekä robottiprosessiautomaatioon. Liiketoimintaprosessien hallinta tarjoaa hyvän lähtökohdan minkä tahansa liiketoimintaprosessin kehittämiseen, kun taas robottiprosessiautomaatio tarjoaa teknologiset yksityiskohdat sekä robottiteknologian mahdollisuudet ja ongelmakohdat. Menetelmänä käytetään rakentava tutkimus -lähestymistapaa, sillä opinnäytetyön tavoitteena on tuottaa uusi ratkaisu oikeaan ongelmaan organisaatiossa. Tämän lisäksi menetelmän syklinen ja toistuva toimintatapa soveltuu hyvin ensivaiheen ohjelmistokehitykseen.
Itse kehitystyö nojaa pitkälti rakentavan tutkimuksen sekä liiketoimintaprosessin hallinnan mukaisiin työnkulkuihin. Ensiksi kohdeprosessi valitaan ja analysoidaan perusteellisesti, jotta soveltuvuus automaatioon voidaan varmistaa. Tästä syntyy prosessikuvaus, josta prosessi ja siihen liittyvä tiedonkulku on vaivatonta hahmottaa. Haastattelujen myötä saadaan parempi ymmärrys mahdollisista kipupisteistä prosessissa sekä kattavampi käsitys lopputuloksen vaatimuksista. Seuraavaksi prosessi suunnitellaan uudestaan automaatioon soveltuvaksi ja siitä tehdään uusi prosessikaavio, joka toimii myös automaatiosovelluksen lähtökohtana. Tässä yhteydessä tehdään myös tarvittavat muutokset prosessiin liittyviin järjestelmiin automaation mahdollistamiseksi. Itse automaatiosovellus toteutetaan UiPath-sovelluksella ja työtä testataan jatkuvasti kehityksen ohessa. Lopuksi automaatiota testataan etukäteen määriteltyjen testitapausten mukaisesti, jotta soveltuvuus tuotantokäyttöön voidaan arvioida.
Lopputulos näyttää selkeästi ohjelmistorobottien hyödyt, kun automatisoidaan olemassa olevaa liiketoimintaprosessia. Uusien asiakkaiden tilauslomakkeiden käsittelyaika pienenee merkittävästi, prosessiin liittyviä henkilöitä tarvitaan vähemmän ja prosessiin käytetään vähemmän työaikaa. Hyödyistä huolimatta on tärkeää huomata, että ohjelmistorobotteihin liittyviä haasteita voi ilmaantua milloin vain kehityksen aikana. Tulevaisuuden automaatiohankkeita ajatellen olisi suositeltavaa luoda kehitystiimit siten, että mukana on ammattitaitoisia liiketoiminta-analyytikkoja, ohjelmistokehittäjiä sekä prosessiin liittyviä muita asiantuntijoita. On myös ensiarvoisen tärkeää selvittää ja analysoida kohdeprosessi ennen uudelleensuunnittelua. Oikealla lähestymistavalla ja oikeilla kyvyillä on mahdollista saavuttaa merkittävää hyötyä prosessiautomaatiosta.
The scope of the solution is to automate the process of creating new business clients in the target organisation enterprise resource planning and project management systems. The current process ties two people from the organisations finance and IT teams and can take anything from minutes to several days to complete.
This thesis relies on business process management and robotic process automation as its theoretical framework. BPM provides a good basis for any business process development and RPA gives the technical details, benefits, and pitfalls of the technology itself. This thesis utilises constructive research approach as the goal of this project is to provide a novel solution to a real-world problem in an organisation. Also, the iterative manner of constructive re-search provides a good base for initial development.
The development of the automation solution follows the workflow derived from constructive research approach and BMP lifecycle. The existing process is first discovered and analysed the focus being in understanding the process and evaluating its viability for automation. This produces the as-is process map which presents the existing process in an easy-to-understand format. Interviews provide insights into the paint points of the stakeholders and help better understand the requirements for the final solution. Then the process is redesigned and prepared for automation which includes producing the to-be process map to be used as the base for the automation development. This phase also includes preparing the connected systems if any changes are required. The automation solution is then built using UiPath tools and tested on the go as much as possible. Finally, the solution is tested against pre-defined acceptance tests to understand its suitability for production use.
The final solution produced clearly shows the benefits of using RPA on automating existing business process. The overall handling time is greatly reduced, less people need to be involved in the process and less working hours spent on process activities. These benefits come with a caveat as it became obvious that RPA related challenges may arise anytime during the development process. For future automation endeavours in the organisation, it would be useful to have a development team consisting of people with proficient skills in business analysis and RPA development to produce a robust and capable automation solution. Also, spending time and effort on process discovery and analysis is paramount. With the right approach and skillset process automation can bring great benefits to a business.