Selvitys investointiprojektien budjettipoikkeamista : case Yrityksen X päättyneet investointiprojektit

Abstract

Tämän opinnäytetyön päätavoitteena on selvittää syitä vuosina 2019–2022 päättyneiden investointiprojektien budjettipoikkeamille Yrityksessä X. Ensimmäisenä alatavoitteena on tunnistaa, kuinka investointiprojektiin laaditaan mahdollisimman tarkka budjetti. Lisäksi selvitetään budjettipoikkeamaan liittyviä syitä ja seurauksia. Lopuksi tutkitaan projektin aikana tehtäviä kustannusennusteita ja sitä, miten projektin toteutuneisiin kustannuksiin pohjautuva kustannusennuste tehdään niin, että se olisi mahdollisimman realistinen ja tarkka.

Tietoperustassa käsitellään kahta pääaihetta, jotka ovat projektinhallinta ja budjetointi. Projektinhallinnassa lähdetään liikkeelle projektityyppien esittelyllä, josta edetään investointiprojektiin ja sen kustannusjohtamiseen. Investointiprojektin kustannusjohtamisen osalta kerrotaan arviointimenetelmistä ennen varsinaisen investointipäätöksen tekemistä. Lopuksi käsitellään projektin aikana tehtäviä kustannusennusteita. Budjetoinnin osalta tietoperustassa avataan investointibudjetti ja kuinka investointibudjetti laaditaan. Tietoperustan lopussa kerrotaan investointipäätöksestä ja budjettipoikkeamista.

Opinnäytetyössä käytetään sekä kvantitatiivista, että kvalitatiivista tutkimusmenetelmää. Tässä työssä kvantitatiivisen tutkimuksen tarkoitus on johdatella tutkittavaan aiheeseen, joten pääasiallinen tutkimusmenetelmä on kvalitatiivinen menetelmä. Kvantitatiivisina menetelminä käytetään keskiarvoa ja yhteen-, vähennys-, ja prosenttilaskuja. Tutkimukseen otettiin kummatkin menetelmät, koska ne sopivat kaikista parhaiten tämän työn toteuttamiseen. Yhdisteltyä menetelmää kutsutaan monimenetelmäisyydeksi. Laadullisen tutkimusmenetelmän joukosta kyseessä on tapaustutkimus. Laadullisen tutkimuksen menetelmänä käytettiin teemahaastatteluita.

Budjettipoikkeamiin löytyi selvityksen perusteella useampia syitä. Esimerkiksi projektin laajuus määrittelee pitkälti projektin budjetin ja mitä tarkemmat lähtötiedot projektilla on käytettävissä ennen määrittely- ja toteutusvaihetta, niin sitä tarkempi budjetista tulee. Joissakin tapauksissa ohjeistus budjetin laadintaan oli epäselvää. Yksi tunnistettu syy oli myös kustannusarvioiden perustana käytettävät kansainväliset lukuarvot ja hinnat, jotka eivät välttämättä päde Suomen pienillä markkinoilla. Vaadittuun ±15 %:n kustannustarkkuuteen ei aina päästä laadittaessa projektin budjettia. Budjettia joudutaan korjaamaan, jos projektin kustannukset poikkeavat hyväksytystä budjetista.

Kustannusennusteiden osalta projekteihin haluttaisiin selkeitä mittareita, joiden tietoa voisi hyödyntää kustannusennusteessa. Yhtenä tärkeänä asiana mainittiin ennusteiden tekemiseen vaaditun datan oikeellisuus.

Tulosten perusteella vaadittuun kustannustarkkuuteen ei kuitenkaan aina päästä, joka johtuu useasta eri tekijästä. Oikeat arviointimenetelmät ovat olennainen osa onnistuneen projektibudjetin laatimisessa. Lisäksi riittävät alkutiedot ja hyvä kustannusjohtaminen ovat avain luotettavan ja tarkan projektibudjetin laadintaan.