Ostolaskuprosessin nykytila tilitoimistossa X
Vainikainen, Konsta (2023)
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023052915616
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023052915616
Tiivistelmä
Ostolaskujen käsittelyprosessi on taloushallinnossa eniten aikaa vievä työvaihe, siksi se usein ulkoistetaan taloushallinnon palveluita tarjoaville yrityksille. Työajan säästämiseksi työvaihetta pyritään automatisoimaan, jolloin kirjanpitäjän työ muuttuu manuaalisten vaiheiden toteuttamisesta entistä asiantuntevampaan suuntaan. Tällöin ymmärrys automaatiosta, jonka myötä myös prosessiajattelu korostuvat päivittäisessä työssä.
Tämä opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantoja suomalaiselle tilitoimistolle, joka tarjoaa taloushallinnon ulkoistuspalveluita muille yrityksille. Opinnäytetyön tavoitteena on tutkia tilitoimiston asiakkuuksissa toteutuvia ostolaskuprosesseja, sekä vertailla näitä yrityksessä määriteltyyn tavoiteprosessiin.
Työ on rajattu tilitoimistossa käytetyn ostolaskun käsittelyjärjestelmän vaiheisiin laskun saapumisesta järjestelmään aina sen siirtämiseen ERP-järjestelmässä ylläpidettyyn ostoreskontraan. Työssä sivutaan myös reskontran kirjauksia, sekä maksatuksia prosessin kokonaiskuvan saamiseksi.
Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena eli laadullisena toimintatutkimuksena, jossa tavoitteena on ymmärtää tai tulkita ilmiöitä, jotka eivät ole entuudestaan tuttuja. Tässä tutkimuksessa käytetty aineisto on kerätty haastatteluiden, keskusteluiden sekä yrityksessä julkaisujen sisäisten dokumenttien avulla. Haastatteluaineisto kerättiin teemahaastatteluiden muodossa, joissa haastateltiin yrityksen toteutuvien prosessien parissa työskenteleviä asiantuntijoita.
Tutkimustulosten mukaan yrityksessä toteutuvat prosessit noudattavat pääosin yrityksen tavoiteprosessia. Haastatteluiden perusteella voidaan kuitenkin todeta, että prosesseista löytyy myös eroavaisuuksia tavoiteprosessiin. Tutkimuksessa nousi esille ylimääräisiä työvaiheita, sekä prosessien kontrollien puutteita verrattuna tavoiteprosessiin. Työ antaa ehdotuksia toteutuvien prosessien kehittämiseen suositeltujen kontrollien käyttöönottojen ja ylimääräisten työvaiheiden karsimisen muodossa. Tutkimuksen perusteella yrityksen toimintatapoja voidaan kehittää ja yhtenäistää. Työtä voidaan tulevaisuudessa toistaa paremman kokonaiskuvan saamiseksi yrityksen toteutuvista prosesseista.
Tämä opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantoja suomalaiselle tilitoimistolle, joka tarjoaa taloushallinnon ulkoistuspalveluita muille yrityksille. Opinnäytetyön tavoitteena on tutkia tilitoimiston asiakkuuksissa toteutuvia ostolaskuprosesseja, sekä vertailla näitä yrityksessä määriteltyyn tavoiteprosessiin.
Työ on rajattu tilitoimistossa käytetyn ostolaskun käsittelyjärjestelmän vaiheisiin laskun saapumisesta järjestelmään aina sen siirtämiseen ERP-järjestelmässä ylläpidettyyn ostoreskontraan. Työssä sivutaan myös reskontran kirjauksia, sekä maksatuksia prosessin kokonaiskuvan saamiseksi.
Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena eli laadullisena toimintatutkimuksena, jossa tavoitteena on ymmärtää tai tulkita ilmiöitä, jotka eivät ole entuudestaan tuttuja. Tässä tutkimuksessa käytetty aineisto on kerätty haastatteluiden, keskusteluiden sekä yrityksessä julkaisujen sisäisten dokumenttien avulla. Haastatteluaineisto kerättiin teemahaastatteluiden muodossa, joissa haastateltiin yrityksen toteutuvien prosessien parissa työskenteleviä asiantuntijoita.
Tutkimustulosten mukaan yrityksessä toteutuvat prosessit noudattavat pääosin yrityksen tavoiteprosessia. Haastatteluiden perusteella voidaan kuitenkin todeta, että prosesseista löytyy myös eroavaisuuksia tavoiteprosessiin. Tutkimuksessa nousi esille ylimääräisiä työvaiheita, sekä prosessien kontrollien puutteita verrattuna tavoiteprosessiin. Työ antaa ehdotuksia toteutuvien prosessien kehittämiseen suositeltujen kontrollien käyttöönottojen ja ylimääräisten työvaiheiden karsimisen muodossa. Tutkimuksen perusteella yrityksen toimintatapoja voidaan kehittää ja yhtenäistää. Työtä voidaan tulevaisuudessa toistaa paremman kokonaiskuvan saamiseksi yrityksen toteutuvista prosesseista.