Tilitoimistoasiakkaan ohje Netvisor-ohjelmaan

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli luoda reskontrien toiminnallisuuksiin painottuva käyttöohje pilvipohjaiseen Netvisor -kirjanpito-ohjelmaan.

Digitalisaatio on osa nykypäivää kotona ja työpaikalla ja se muovaa toimintatapoja yrityksissä. Taloushallinnossa digitalisaatio nähdään ylimääräisten ja manuaalisten prosessien karsimisena, kustannustehokkuuden lisäämisenä ja automaation sekä tekoälyn lisääntyvänä hyödyntämisenä. Kun prosessit muuttuvat, myös kirjanpitäjän ja sitä kautta tilitoimistoasiakkaan roolit muuttuvat. Kehityksessä on siirrytty sähköisestä taloushallinnosta digitaaliseen taloushallintoon: sähköisessä mallissa tietokantoihin siirrettiin manuaalisesti aineistoa, mutta todellisen digitalisaation hyödyt jäävät vanhassa mallissa vielä pieniksi.

Täysin digitaalisessa taloushallinnossa tietokannat keskustelevat keskenään ja tieto siirtyy niiden välillä täysin sähköisesti ilman manuaalista tiedon sisään syöttöä. Digitalisaation kehitys on tapahtunut pitkälti viimeisen viiden vuoden aikana, kun verkkolaskutusstandardit yleistyvät kotimaassa ja ulkomailla. Taloushallinnossa digitaaliset prosessit voivat tapahtua ulkoisissa tai integroiduissa osakirjanpidoissa, joista ne linkittyvät pääkirjanpitoon. Myyntireskontrassa luodaan, lähetetään ja arkistoidaan myyntilaskut, ostoreskontraan vastaanotetaan verkkolaskut ja niiden tarkastusprosessi ja maksaminen tehdään reskontrasta.

Netvisor ohjeen idea alkoi työpaikkakohtaisesta kokemuksesta reskontra- ja kirjanpitotehtävissä, joissa asiakkaiden omat toimintaprosessit eivät hyödyntäneet tarkoitetulla tavalla digitalisaation tuomia toiminnallisuuksia. Ohjeen tarkoitus oli toimia sekä kannustimena asiakkaille käyttää ohjelmaa, sekä olla tukena asiakkaiden päivittäistehtävissä kirjanpito-ohjelmaa käytettäessä. Toteutusvaiheessa tehtiin rakenteen ja ohjeen sisällön suunnittelu sekä nykytilanteen kuvaus ja vertaus tavoitetilanteeseen.

Ohjetta tehdessä työstä rajattiin tiettyjä reskontrien osia pois laajuuden ja aikarajoitusten takia. Lopputuloksena oli tekstillä ja kuvituksilla toteutettu tuotos, jossa ohjeistetaan osio kerrallaan Netvisorin myynti- ja ostoreskontran toiminnot, sekä tiettyjä yleistoimintoja ohjelmassa. Ohje vastaa tämänhetkisiä tarpeita tilitoimiston asiakkaille, ja tulevaisuutta ajatellen jatkokehitystä on tehtävissä monelta osalta hyödyllisyyden maksimoimiseen.