New calculation method to measure the workload of logistic employees

Abstract

Tilauslähetysten, kuljetusjärjestelyiden ja jakelukeskustoimintojen hallinnointi ovat osa logistiikan toimi-henkilöiden ja koordinaattorien työnkuvaa. Tämän työnkuvan laajuutta tai sen kuormittavuutta selkeästi määrittävää mittaria on aikaisemmin tutkittu hyvin vähän. Tutkimuksen tarkoitus oli määritellä ne tekijät, jotka vaikuttavat huomattavimmin työn kuormittavuuteen. Tutkimuksen tavoitteena oli luoda malli laskentamenetelmästä, jolla työkuormaa voitaisiin tulevaisuudessa arvioida.

Tutkimus toteutettiin monimenetelmänä, jossa ensin kerättiin laadullista tutkimusaineistoa toteuttamalla teemahaastatteluita logistiikan toimihenkilöillä, jonka jälkeen määrällistä tutkimusaineistoa kerättiin yrityksen toiminnanohjausjärjestelmästä laskentataulukkoon. Lopuksi kerättyä aineistoa analysoitiin vielä rinnakkain toimihenkilökohtaisesti.

Tulokset osoittivat logistiikan toimihenkilöiden työmäärän kuormittavuuteen eniten vaikuttavan Euroo-pan Unionin ulkopuoliset tilauslähetykset, sekä sopimuksissa osoitetut toimituslausekkeet. Työn kuormittavuuden huomattiin kasvavan erityisesti, mutta ei yksinomaan FCA-toimituslausekkeiden takia. Logistiikan toimihenkilöiden työmäärän mittaamiseen käytettävä laskentamenetelmä, sekä työkuorman tasaisemmin jakautuminen edellyttäisi toimituslausekkeiden merkityksen huomioimista kansainvälisissä kuljetuksissa.

The handling of order deliveries, transportation arrangements and distribution center operations are part of the responsibilities of logistics employees. There are scarce resources of previous research on how to determine the range of this job description. In addition, not so many studies have been conducted to clearly determine the gauge for the workload that logistics employees experience. The purpose of the study was to define those factors which affect significantly on workload. The objective of the study was to generate a model of calculation method to estimate the workload in the future.

Study was implemented as a mixed methods research where qualitative data was first gathered by conducting semi-structured interviews with the logistics employees. Next quantitative data was collected from company’s Enterprise Resource Planning system and imported into a spreadsheet. Qualitative and quantitative data was then further analyzed against each other.

Results showed that most of the effects on the workload being experienced by the workers was the resilt of shipments going outside the European Union, as well as delivery terms indicated in sales orders. Workload was observed to accumulate especially, but not exclusively due to FCA delivery terms. A calculation method to measure the workload and further distribution of the workload between employees requires acknowledgment of the importance of Incoterms in international transportation