Myyntilaskutus- ja palkanlaskentaprosessin kehittäminen Kotkan Saaret Oy:ssa
Martin, Leena (2023)
Martin, Leena
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023053015971
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023053015971
Tiivistelmä
Tutkintonimike Tradenomi ylempi AMK
Tekijä/Tekijät Leena Martin
Työn nimi Myyntilaskutus- ja palkanlaskentaprosessin kehittäminen Kotkan Saaret Oy:ssä
Toimeksiantaja Kotkan Saaret Oy
Vuosi 2023
Sivut 66 sivua, liitteitä 3 sivua
Työn ohjaaja(t) Anna-Liisa Immonen
TIIVISTELMÄ
Myyntilaskutus on yksi yrityksen tärkeimmistä prosesseista ja se vaikuttaa koko yrityksen maksuvalmiuteen ja koko toimintaan. Sujuva myyntilaskuprosessi säästää aikaa ja pitää yrityksen kassavirran optimaalisena.
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää myyntilaskutus- ja palkanlaskentaprosessia työn toimeksiantajalle Kotkan Saaret Oy:lle. Työn tarkoituksena oli saada prosessikuvaus ja kehitysehdotuksia myyntilaskutus- ja palkanlaskenta prosessin sujuvoittamiseksi. Tutkimus rajattiin koskemaan kiinteistönhoidon toimialaa sen suuren laskutettavan materiaalin vuoksi. Yritys voi hyötyä työstä muissakin toimialoissaan.
Työ toteutettiin laadullisena tutkimuksena ja tutkimusaineisto kerättiin haastattelemalla saman alan isoa toimijaa, kohdeyrityksen talousvastaavaa ja ohjelmistokehittäjiä ja -toimittajia. Lisäksi analyysia tukemaan kerättiin yrityksestä valmiita aineistoja nykyisistä ohjelmistoista.
Prosessin kehittämisen tuloksena yritykselle löydettiin lähes kaikkia sen kehittämisen kohteena olevia ongelmia palveleva ohjelmisto, jossa tarvittavat raja-pinnat nykyiseen kirjanpito-ohjelmistoon olivat valmiina olemassa. Kartoittamalla ongelmat pienemmissä osissa löytyi itse prosessista varsinaisten kenttätyöntekijöiden toimiin sekä myynti- ja ostolaskujenkäsittelyyn uudet toimintaohjeet, jotka nopeuttavat huomattavasti myyntilaskutus- ja palkanlaskentaprosessia. Samalla ohjelmistolla saadaan tuntikirjaukset sähköisesti sekä laskutettavat tuotteet suoraan kirjanpito-ohjelmaan. Työntekijöiden ohjeistus on päivitettävä töiden kuittaamisessa niin työaikaseurannan kuin laskutettavien töiden suhteen.
Opinnäytetyö rajattiin koskemaan monialayrityksen myyntilaskutus- ja palkanlaskentaprosessin yhtä toimialaa, mutta tuloksena syntynyttä uutta prosessia voidaan mahdollisesti hyödyntää myös yrityksen muissa toimialoissa soveltaen uusia toimintatapoja. Erityisesti laskutuksen oikea-aikaisuusuus sekä automaatio tällä prosessille heti suoritettavan työn jälkeen ovat kassavirran kannalta tämän kehitystyön yksi tärkeimmistä tuloksista.
Asiasanat: Myyntilaskut, myyntireskontra, laskutus, prosessijohtaminen, prosessin kehittäminen Degree title Master of Business Administration
Author (authors) Leena Martin
Thesis title Development of the sales and payroll process in Kotkan Saaret Oy
Commissioned by Kotkan Saaret Oy
Time 2023
Pages 66 pages, 3 pages of appendices
Supervisor Anna-Liisa Immonen
ABSTRACT
Sales invoicing is one of the most important processes in business. It has an effect the whole business activity and liquidity. A smooth sales invoicing process saves time and keeps the cash flow as optimal it as possible.
The purpose of the present study was to develop the sales and payroll process at Kotkan Saaret Oy. The goal was to generate the new process flowchart and new procedure for the process of the sales and payroll process. The study was limited to property management field of the company because of the large amount of invoicing material. Despite the limitation result can be applied to other fields of business as well.
The thesis was conducted as a qualitative study and the research material was collected by interviewing the property maintenance specialist and the finance director of the company. The software developers were interviewed as well. Empirical material was collected for the support of the analysis.
As a result, new software that could address almost all the problems and be put into use immediately was found. The new software was compatible with the existing interface. By examining problems in smaller parts, it was possible to create new operating instructions for the employees both in the field and in administration. The same software can be used to log hours electronically and to enter invoicing information into the existing accounting program, which were found to be the most time-saving features of the software.
Especially the timeliness of the invoicing and the automated process will im-prove cash flow and save time.
Keywords: Sales ledger, Invoicing, Process management, Process development
Tekijä/Tekijät Leena Martin
Työn nimi Myyntilaskutus- ja palkanlaskentaprosessin kehittäminen Kotkan Saaret Oy:ssä
Toimeksiantaja Kotkan Saaret Oy
Vuosi 2023
Sivut 66 sivua, liitteitä 3 sivua
Työn ohjaaja(t) Anna-Liisa Immonen
TIIVISTELMÄ
Myyntilaskutus on yksi yrityksen tärkeimmistä prosesseista ja se vaikuttaa koko yrityksen maksuvalmiuteen ja koko toimintaan. Sujuva myyntilaskuprosessi säästää aikaa ja pitää yrityksen kassavirran optimaalisena.
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää myyntilaskutus- ja palkanlaskentaprosessia työn toimeksiantajalle Kotkan Saaret Oy:lle. Työn tarkoituksena oli saada prosessikuvaus ja kehitysehdotuksia myyntilaskutus- ja palkanlaskenta prosessin sujuvoittamiseksi. Tutkimus rajattiin koskemaan kiinteistönhoidon toimialaa sen suuren laskutettavan materiaalin vuoksi. Yritys voi hyötyä työstä muissakin toimialoissaan.
Työ toteutettiin laadullisena tutkimuksena ja tutkimusaineisto kerättiin haastattelemalla saman alan isoa toimijaa, kohdeyrityksen talousvastaavaa ja ohjelmistokehittäjiä ja -toimittajia. Lisäksi analyysia tukemaan kerättiin yrityksestä valmiita aineistoja nykyisistä ohjelmistoista.
Prosessin kehittämisen tuloksena yritykselle löydettiin lähes kaikkia sen kehittämisen kohteena olevia ongelmia palveleva ohjelmisto, jossa tarvittavat raja-pinnat nykyiseen kirjanpito-ohjelmistoon olivat valmiina olemassa. Kartoittamalla ongelmat pienemmissä osissa löytyi itse prosessista varsinaisten kenttätyöntekijöiden toimiin sekä myynti- ja ostolaskujenkäsittelyyn uudet toimintaohjeet, jotka nopeuttavat huomattavasti myyntilaskutus- ja palkanlaskentaprosessia. Samalla ohjelmistolla saadaan tuntikirjaukset sähköisesti sekä laskutettavat tuotteet suoraan kirjanpito-ohjelmaan. Työntekijöiden ohjeistus on päivitettävä töiden kuittaamisessa niin työaikaseurannan kuin laskutettavien töiden suhteen.
Opinnäytetyö rajattiin koskemaan monialayrityksen myyntilaskutus- ja palkanlaskentaprosessin yhtä toimialaa, mutta tuloksena syntynyttä uutta prosessia voidaan mahdollisesti hyödyntää myös yrityksen muissa toimialoissa soveltaen uusia toimintatapoja. Erityisesti laskutuksen oikea-aikaisuusuus sekä automaatio tällä prosessille heti suoritettavan työn jälkeen ovat kassavirran kannalta tämän kehitystyön yksi tärkeimmistä tuloksista.
Asiasanat: Myyntilaskut, myyntireskontra, laskutus, prosessijohtaminen, prosessin kehittäminen
Author (authors) Leena Martin
Thesis title Development of the sales and payroll process in Kotkan Saaret Oy
Commissioned by Kotkan Saaret Oy
Time 2023
Pages 66 pages, 3 pages of appendices
Supervisor Anna-Liisa Immonen
ABSTRACT
Sales invoicing is one of the most important processes in business. It has an effect the whole business activity and liquidity. A smooth sales invoicing process saves time and keeps the cash flow as optimal it as possible.
The purpose of the present study was to develop the sales and payroll process at Kotkan Saaret Oy. The goal was to generate the new process flowchart and new procedure for the process of the sales and payroll process. The study was limited to property management field of the company because of the large amount of invoicing material. Despite the limitation result can be applied to other fields of business as well.
The thesis was conducted as a qualitative study and the research material was collected by interviewing the property maintenance specialist and the finance director of the company. The software developers were interviewed as well. Empirical material was collected for the support of the analysis.
As a result, new software that could address almost all the problems and be put into use immediately was found. The new software was compatible with the existing interface. By examining problems in smaller parts, it was possible to create new operating instructions for the employees both in the field and in administration. The same software can be used to log hours electronically and to enter invoicing information into the existing accounting program, which were found to be the most time-saving features of the software.
Especially the timeliness of the invoicing and the automated process will im-prove cash flow and save time.
Keywords: Sales ledger, Invoicing, Process management, Process development