Matriisiorganisaation käyttöönotto Espoon kaupungin talouspalveluissa

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli Espoon kaupungin talouspalvelujen organisaatiomuutos. Espoon kaupungin talouspalveluissa otettiin käyttöön matriisiorganisaatio vuoden 2021 alussa. Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia matriisiorganisaation nykytilaa ja esittää kehittämisehdotuksia tutkimuksessa ilmenneiden haasteiden pohjalta. Tutkimuksessa tuodaan esille käyttöönotossa havaittuja haasteita ja onnistumisia.

Tietoperustaan on koottu teoriaa organisaatiosta, matriisiorganisaatiosta ja julkisesta hallinnosta. Organisaation osalta tarkasteltiin organisaation merkitystä ja siihen liittyviä muutosvoimia. Matriisiorganisaation osalta käsiteltiin matriisiorganisaation ominaisuuksia, hyötyjä ja haasteita. Tämän jälkeen esiteltiin Espoon kaupungin ja talouspalvelujen organisaatiot, strategia ja tavoitteet.

Tutkimuksen kohderyhmänä olivat Espoon kaupungin talouspalvelujen henkilöstö ja esihenkilötehtävissä toimivat talouspalveluesihenkilöt, palvelupäälliköt ja talousjohtaja. Tutkimusmenetelmäksi valittiin monimenetelmällinen tutkimus. Kvantitatiivisessa osuudessa kohderyhmänä oli henkilöstö ja se toteutettiin Webropol-kyselylomaketta käyttäen. Kvalitatiivisessa osuudessa kohderyhmänä oli esihenkilötaso ja se toteutettiin puolistrukturoidulla teemahaastattelulla. Webropol-kyselyn ja teemahaastattelujen vastauksia vertailtiin keskenään ja tutkittiin mitä eroja ja yhteneväisyyksiä aineistossa nousi esille. Aineistoa analysoitaessa tarkasteltiin myös, miten tietyt teemat toistuivat vastauksissa.

Kyselyyn vastasi 47 % talouspalvelujen henkilöstöstä ja haastatteluun 83 % esihenkilötason henkilöistä. Tutkimustuloksissa korostui tarve laajentaa henkilöstön ja esihenkilöiden osaamista toistensa vastuualueista ja tehtävistä. Lisäksi esiin nousi tarve perehdyttämisen ja henkilöstön sitouttamisen parantamiseen ja muutoksen johtamisen kehittämiseen. Esihenkilöiden toistensa sijaisena toimimisen katsottiin parantuneen.

The subject of the thesis was the organizational change of the city of Espoo's financial services. The financial services of the city of Espoo introduced a matrix organization at the beginning of 2021. The aim of the thesis was to investigate the current state of the matrix organization and present development proposals based on the challenges that emerged in the research. The research highlights the challenges and successes observed in the implementation.

Theory about organization, matrix organization and public administration has been collected in the database. Regarding the organization, the importance of the organization and the forces of change related to it were examined. Regarding the matrix organization, the properties, benefits, and challenges of the matrix organization were discussed. After that, the organizations, strategy, and goals of the city of Espoo and financial services were presented.

The target group of the study was the financial services staff of the city of Espoo and the financial service supervisors, service managers and financial director working in front-line positions. A multi-method study was chosen as the research method. In the quantitative part, the target group was personnel, and it was carried out using the Webropol questionnaire. In the qualitative part, the target group was the supervisor level, and it was carried out with a semi-structured thematic interview. The answers of the Webropol survey and the thematic interviews were compared with each other and what differences and similarities emerged in the material were investigated. When analysing the data, we also looked at how certain themes were repeated in the answers.

47% of financial services personnel responded to the survey, and 83% of front-line personnel responded to the interview. The research results highlighted the need to expand the knowledge of personnel and supervisors about each other's areas of responsibility and tasks. Also came up the need to improve orientation and commitment of personnel and to develop change management. It was considered that the forepersons acting as substitutes of each other had improved.