UPM Timbergin ostoprosessien nykytilan määritys ja kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona UPM Timberin ostotiimille, jonka tehtävänä on hankkia UPM:n neljälle Suomessa sijaitsevalle sahalle tuotanto- ja kunnossapitotarvikkeet sekä palvelut. Työn tavoitteena oli selvittää ostoprosessien sekä Timberin käyttämän Arttutoiminnanohjausjärjestelmän nykytila, ja vertailla eri sahojen välisiä eroja toimintatavoissa.

Nykytilan selvittäminen tapahtui haastattelemalla ensin ostotiimin henkilöitä. Ostajien vastausten perusteella luotiin toinen kysymyspatteri, jonka kanssa mentiin jokaiselle sahalle haastattelemaan ennakkoon valittuja sahojen työntekijöitä.

Yleisesti ottaen oston ja sahojen välisessä kommunikaatiossa oli huomattavasti parantamisen varaa. Sahoilla suurimmaksi ongelmiksi koettiin puutteellinen tilaustenseuranta, jonka vuoksi tilaukset ovat välillä pahasti myöhässä tai jopa katoavat kokonaan. Oston puolelta ongelmaksi koettiin laskujen kiertäminen sahojen ohjeiden vastaisen toiminnanohjausjärjestelmän käytön vuoksi.

Työn suurimmat hyödyt tulevat kadonneiden ja myöhästyneiden tilausten nopeammasta havaitsemisesta, joka vähentää mahdollisuutta töiden keskeytymiseen puuttuvien osien vuoksi.

This thesis was commissioned by UPM Timber´s purchasing team, whose responsibility is to maintain UPM´s four mills located in Finland. The objective of the thesis was to clarify the current status of the purchasing processes and an ERP system called Arttu, which is used by UPM Timber, and also to compare the working methods between all four mills.

The current status was defined by interviewing the members of the purchasing team. Based on the answers of the purchasers, a second questionnaire was made for mill visits to interview the staff members of the mills.

Communication between the purchasing team and mills could work much better. The biggest concern of the mills was an inadequate follow-up of order confirmations, which resulted in delayed or even disappeared orders. From the perspective of the purchasers, the biggest problem was a negligent use of the ERP-system, which causes problems in the invoice handling.

The most significant benefit of this thesis comes from quicker detection of delayed and disappeared orders, which reduces the risks of breaks in production due to missing parts.