HR-prosessien sujuvoittaminen isossa organisaatiossa hyödyntäen modernin tietotekniikan tuomia mahdollisuuksia

Abstract

Henkilöstöhallinnon prosessit ovat tärkeitä organisaation osaamisen ja kulttuurin kehittämisessä. Rekrytointi- ja perehdytysprosesseilla varmistetaan, että organisaatiolla on käytettävissään oikeat ja riittävät henkilöresurssit organisaation tarkoituksen saavuttamiseen. Näillä prosesseilla vaikutetaan myös hakijoille ja uusille työntekijöille syntyvään työnantajakuvaan. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää toimeksiantajayrityksen uuden henkilön rekrytoinnista työsuhteen alkuun olevaa prosessia hyödyntäen modernin tietotekniikan tuomia mahdollisuuksia, kuten tekoälyä ja ohjelmistorobotiikkaa. Opinnäytetyön tavoitteena oli tunnistaa ja ehdottaa konkreettisia virtaustehokkuutta parantavia toimenpiteitä.

Opinnäytetyön toimeksiantaja on suuri suomalainen ICT-palveluyhtiö, joka kasvaa nopeasti. Toimeksiantajan toiveesta yrityksen nimeä ei julkaista. Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantajayrityksen henkilöstöhallinnolle. Yritys palkkaa 15–30 henkilöä kuukaudessa. Rekrytointi- ja perehdytysprosessit ovat yritykselle tärkeitä ja niitä pyritään kehittämään sekä uusien työntekijöiden että yrityksen henkilöstöhallinnon ja esihenkilöiden näkökulmista. Yrityksellä on käytössä useita eri järjestelmiä, joilla on kytköksiä tarkasteltaviin prosesseihin.

Opinnäytetyön tutkimusmenetelmäksi valittiin laadullinen tutkimus, joka toteutettiin Leanin gemba-kävelyn periaatteita hyödyntävänä haastattelututkimuksena. Opinnäytetyössä esitellään aihepiirin keskeiset käsitteet, tutkimussuunnitelma, tulosten analyysi, johtopäätökset ja toimenpidesuositukset. Gemba-kävelyn avulla pyritään selvittämään kuinka asiat todellisuudessa ovat. Haastattelututkimus toteutettiin sekä fyysisinä että verkkotapaamisina. Haastatteluja varten tehtiin ennakkoon kysymysrunko, jonka avulla selvitettiin tarkasteltavan prosessin arvovirta. Haastattelut tallennettiin ja tallenteet litteroitiin. Litteroidun aineiston avulla prosessista laadittiin yksinkertaistettu arvovirtakuvaus.

Tutkimuksen tuloksena prosessista löydettiin neljä pullonkaulaa, joihin ehdotettiin korjauksia hyödyntäen erään jo käytössä olevan järjestelmän tekoälyominaisuuksia, ohjelmistorobotiikan soveltamista, ulkoisen palkkahallinnon asettamien määräaikojen helpottamista ja sisäisessä tunnusten luomisprosessissa uuden käyttäjän tunnusten muodostamista nykyistä seitsemää vuorokautta aikaisemmassa vaiheessa. Lisäksi parannuskohteina ehdotettiin Chattibotin käyttöönottoa ja käytössä olevan Excel-pohjaisen ratkaisun korvaamista HRM-järjestelmällä.

This thesis was commissioned by a large Finnish ICT company, which is growing rapidly. The purpose of this thesis was to improve the commissioning company’s process from the recruitment of a new person to the beginning of the employment relationship. The aim of the thesis was to find out the improvement opportunities brought by modern information technology.

This thesis was conducted by using qualitative semi-structured interviews. The gemba-walk method of lean philosophy was applied in the interviews. The transcribed interview data were analysed using content analysis to find out the value stream of the process. A simplified value stream map was created as a result of the analysis.

The research discovered four bottlenecks in the process. Two of the bottlenecks were too tightly set time limits in the creation of the user IDs. The other bottlenecks can be solved by utilising modern information technology. Artificial intelligence features can be applied in the recruitment system. The utilisation of a chatbot would improve support of recruiting supervisors. The thesis also proposed that Robotic Process Automation could be used instead of manually entering data between different systems. Additionally, the current Excel-based HRM follow-up tool could be replaced with a HRM system.