Sähköisen laskutusprosessin tehostaminen : Medictes Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli sähköisen laskutusprosessin tehostaminen toimeksiantaja Medictes Oy:lle. Tarkoituksena oli kartoittaa laskutusratkaisu, jolla laskutusprosessi nopeutuisi, tehostuisi ja olisi mahdollisesti edullisempaa kuin nykytilanteessa. Opinnäytetyö toteutettiin tapaustutkimuksena. Teoriaosuudessa käsiteltiin sähköistä laskutusta. Työtä laatiessa otettiin huomioon työn tavoite, tarkoitus ja yksittäiset toimeksiantajakohtaiset tarpeet. Tutkimuksessa kartoitettiin eri laskutusohjelmistoja ja tilitoimistoja vaihtoehtoina laskutusprosessin tehostamiseksi.

Tuloksissa kerrotaan kolmen tarkastellun ohjelmiston ominaisuudet ja kahden tilitoimiston palvelut. Selkeästi monipuolisin ohjelma oli Laskutusohjelma 3, joka yhdessä sertifioidun partnerin Tilitoimisto B:n kanssa tarjosi parhaimmat palvelut prosessin tehostamiseksi. Laskutusohjelma 3 oli tarkastelluista ohjelmista kallein vaihtoehto.

Johtopäätöksenä oli sähköisen laskutusprosessin tehostaminen valitsemalla yrityksen laskutusohjelmistoksi Laskutusohjelma 3 ja tilitoimistoksi Tilitoimisto B. Näin laskutusprosessista saadaan entistä tehokkaampi ja nopeampi muun muassa manuaalisten työvaiheiden vähentyessä. Huomiona oli myös kustannusten väistämätön nousu prosessin tehostamiseksi. Pk-yrityksille ei ole tällä hetkellä tarjolla sellaisia edullisia laskutusohjelmia, jotka tarjoaisivat yhtä monipuoliset ominaisuudet kuin valitussa Laskutusohjelma 3:ssa. Pk-yrityksille tarvitaankin entistä enemmän sähköisten laskutusohjelmien tarjontaa.

Osa työstä on luottamuksellista, mikä on poistettu työn julkisesta raportista toimeksiantajan pyynnöstä.

The objective of this thesis was to improve the electronic invoicing process of the company which commissioned the work, Medictes Oy. The purpose of this thesis was to find an invoicing solution that would make the invoicing process faster, more effective and possibly more affordable. The thesis was conducted as a case study. The theoretical part deals with electronic invoicing. Different invoicing programs and accounting companies were compared for the study.

In the results section, the features of three invoicing programs and the services of two accounting companies are presented. The results show that the most versatile and at the same time the most expensive program was Program 3. This program, used simultaneously with the services of Accounting Company B provided the best option for making the invoicing process more effective.

The findings suggest that Medictes should choose Program 3 as their invoicing program and Accounting Company B as their accounting company in order to make their electronic invoicing process more effective. However, costs would inevitably increase as a result. It seems that more programs for electronic invoicing should be launched to meet the needs of small and medium-sized companies in a way that is user-friendly and affordable.

For reasons of confidentiality, some parts of this thesis have been removed from the public version at the request of the commissioning company.