Sähköinen myyntilaskutus : Ohjeistus tilitoimiston asiakkaalle

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia ohjeistus myyntilaskutusohjelman käytöstä tilitoimiston asiakkaille. Työn toimeksiantajana toimi tamperelainen tilitoimisto. Työn tavoitteena oli ohjeistaa asiakkaita uuden ohjelman käyttöön ja helpottaa toimeksiantajan perehdytystarvetta asiakkaan ottaessa ohjelmaa käyttöönsä. Lisäksi tavoitteena oli, että asiakkaiden laskutus uudella ohjelmalla saadaan toimimaan käyttöönottovaiheessa mahdollisimman sujuvasti. Työ toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä.

Opinnäytetyön teoriaosa muodostui kolmesta eri pääluvusta. Luvuissa käsiteltiin sähköistä taloushallintoa, verkkolaskutusta ja myyntilaskuprosessia. Opinnäytetyössä laadittiin ohjeistus, jonka avulla tilitoimiston asiakkaiden on helpompi ottaa sähköinen myyntilaskutus käyttöön. Ohjeistus toteutettiin videoiden avulla. Lopullinen ohjeistus koostuu kahdeksasta eri videosta ja kirjallisesta osuudesta. Videoissa on käyty läpi oleellisimmat toiminnot ohjelman uudelle käyttäjälle. Kirjallinen osuus tehtiin videomateriaalin tueksi ja se sisältää lisäksi osioita, joita ei ole videoilla käsitelty. Ohjeistus toimitetaan asiakkaille, kun he aloittavat ohjelman käytön. Ohjeistus on salainen, sillä se on tehty toimeksiantajaa varten ja sisältää materiaalia, jota ei voida julkaista ohjelmistontoimittajan pyynnöstä.

Opinnäytetyön valmistumiseen mennessä ohjeistuksesta ei ole saatu palautetta loppukäyttäjiltä, joten vielä ei tiedetä, onko ohjeistuksen käyttöönotto vaikuttanut toimeksiantajan perehdyttämistarpeeseen sekä siihen, kuinka sujuvasti laskutus on saatu toimimaan uudella ohjelmistolla. Tavoite ohjeistaa ohjelman käyttöä asiakkaille täyttyi. Ohjeistusta voidaan hyödyntää tilitoimistossa useamman vuoden ajan asiakkaiden asteittain siirtyessä sähköiseen myyntilaskutukseen. Myöhemmin vastaavanlaisen ohjeistuksen voisi toteuttaa sähköisten ostolaskujen osalta, jolloin tilitoimistolla on mahdollisuus tarjota samanlaiset ohjeistukset niin myynti- kuin ostolaskuille.

The aim of this thesis was to compile instructions for using invoicing software. The instructions were made for the customers of an accounting company. The objective of this thesis was to guide customers in the use of the new software and to simplify the process of orientation. In addition, another objective was to get the customers’ invoicing processes working smoothly as quickly as possible. This thesis was carried out as a practice-based work.

The theoretical framework of this thesis consists of three main sections. The sections explore electronic financial administration, e-invoicing and the invoicing process. The instructions themselves are presented in the practical part of the thesis; they consist of eight videos and a written part. The essential features of the software are presented in the videos for the new user. The written part is an addition to the videos but it includes also material that is not covered in the videos. The instructions will be given to the customers when they start using e-invoicing software. Since the instructions contain material that cannot be published and it has been made for the needs of the accounting company which commissioned the thesis, it is confidential.

The objective of guiding customers was realized. Since user experiences were not gathered during the thesis process, it is yet unknown if the other objectives were fulfilled. The instructions can be used for several years, as the customers gradually adopt the practice of e-invoicing. In the future, it is possible to made similar instructions for the purchase invoice software.