Tutkimus Soiten palvelualuejohtajien pienhankintapäätösprosessista ja sen mahdollisesta kehittämisestä

Abstract

Soiten palvelualuejohtajat alkoivat tekemään vuonna 2021 pienhankintapäätöksiä Dynasty 10 –asianhallintajärjestelmään Soiten valtuuston sekä julkisuus- ja tiedonhallintalakien päätöksien mukaisesti. Soiten näkökulmasta oli tarpeellista tutkia päätöksentekoprosessia ja samalla tuoda esille, olisiko prosessissa kehitettävää. Tutkimustyössämme pääsimme lähestymään prosessia palvelualuejohtajien kokemuksien kautta ja muodostamaan oman näkemyksemme prosessista. Tutkimme työssämme pienhankintojen budjettisuunnitteluprosessia palvelualuejohtajien näkökulmasta sekä määrärahojen käyttöä ja kohdentumista toiminnan ja kannattavuuden tehostamisen näkökulmasta.

Lähestyimme tutkimusaihettamme pienhankintaprosessin ympärille keskittyvän tietoperustan kautta. Työmme toiminnallisen osuuden kysely ja haastattelut toivat arvokasta tietoa palvelualuejohtajien pienhankintaprosessista. Työssämme käydään myös läpi, mitä hankinta ja budjetointi tarkoittavat julkisessa organisaatiossa.

Tutkimustyössämme havaitsimme organisaatiossa toimivien palvelualueiden erilaisuuden tuovan haasteita mahdolliseen toiminnan yhdenmukaistamiseen. Käytännön tasolla pienhankintaprosessi näyttäytyi palvelualueilla byrokraattisena ja osittain pienhankintapäätöksiä vaikeuttavana prosessi-na. Havaitsimme palvelualueiden toimintojen erilaisuudenkin vuoksi pienhankintojen osalta yhteisen vaikuttavuuden puutteen organisaatiossa. Hankintojen julkisuus tuo lisävastuuta päätöksentekoon sekä toimintaan läpinäkyvyyttä, ja havaitsimme, että tämä koetaan osittain tärkeäksi asiaksi Soiten arvojenkin mukaisesti.

In 2021, Soite´s service area leaders of Soite started making small procurement decisions by the Dynasty 10 -case management system in accordance with the decisions of Soite´s council and the Publicity and Information Management Act. From Soite´s point of view, it was necessary to research the decision making process and at the same time to study whether there was something to be developed in the process. In our research work, we were able to approach the process through the experiences of service area leaders and build up our own view of the process. In our research work, we examine the budget planning process for small procurements from the perspective of service area leaders, as well as the use and targeting of funds from the perspective of enhancing operations and profitability.

We approached our research subject through the knowledge base available in the small procurement process. A questionnaire and interviews in the practical part of our work brought valuable information about the small procurement process of service area leaders. In our thesis, we also discuss what procurement and budgeting mean in a public organization.

In our research work, we perceived that the differences between the service areas operating in the organization bring challenges to the possible standardizing of operations. The small procurement decision process appeared in the service areas as a bureaucratic process that partly made small procurement decisions difficult in a practical level. Due to the differences in the operations of the service areas, we perceived a lack of common impressiveness in the organization regarding small procurements. The Publicity of procurements brings additional responsibility to decision-making and transparency to operations, and we noticed that this is partly experienced as an important matter, also in accordance with Soite´s values.