Menestyksekäs tilaus- ja toimitusketjun digitalisointiprojektin käyttöönotto

Abstract

Opinnäytetyö on osa rakennuskonevuokrausalalla toimivaan yrityksen tilaus- ja toimitusketjun kehitysprojektia. Kehitysprojektia varten on perustettu projektiryhmä viemään läpi uuden tietojärjestelmän kehittäminen ja hankinta tilaus- ja toimitusketjun hallintaan. Tavoitteena on tukea uuden tietojärjestelmän jalkauttamista selvittämällä nykytilanne viestinnän, koulutuksen, käytön tuen sekä henkilökunnan omien valmiuksien osalta. Nykytilanteen lisäksi kerätään parannusehdotuksia projektiryhmän hyödynnettäväksi uuden tietojärjestelmän jalkautuksen suunnitteluun.

Nykytilanteen kartoittamiseksi tutkimusmenetelmänä on käytetty survey-lomakekyselyä. Lomakekysely mahdollisti laajan otannan, kyselyyn oli mahdollista vastata koko henkilökunnalla. Tarkemman lopputuloksen saamiseksi juuri tähän tilaus- ja toimitusketjun tietojärjestelmän jalkautukseen, tutkimus painotettiin koskemaan vain niiden osastojen henkilökuntaa, jotka ovat välittömässä käyttäjärajapinnassa uuden tietojärjestelmän kanssa. Tutkimuksessa voitiin hyödyntää lähivuosina jo käyttöönotettujen tietojärjestelmien jalkautuksia. Puhelinhaastatteluilla syvennettiin tutkimustuloksia ja kerättiin parannusehdotuksia.

Tutkimuksen tuloksien mukaan vahvuuksia ovat henkilökunnan positiivinen suhtautuminen uusiin tietojärjestelmiin, halu oppia uutta sekä hyvällä tasolla olevat omat perustaidot. Erityisesti esille nousi vanhimman ikäryhmän hyvät tulokset. Tiedottaminen uusista tietojärjestelmistä toimii virallisissa kanavissa. Heikkoutena on kuitenkin, ettei viestintä ole riittävän vuorovaikutteista lisätietojen saamiseksi ja kehitysajatusten esittämiseksi. Koulutuksen määrää ei koeta riittäväksi, ja etenkin järjestelmien keskeneräisyys on ollut iso haaste. Keskeneräisyyteen liittyen haasteena on myös uusien toimintojen päivityskoulutus. Osastojen välisessä vertailussa nousee esille vuokraamoverkoston muita heikompi tulos.

Johtopäätökset ovat syntyneet hyödyntämällä kirjallisuudesta löytyneitä johtamisen hyviä käytäntöjä sekä vertaamalla näitä oppeja tutkimuksen tuloksiin. Näkökulmina on muutoksen viestintä, muutoksen sekä projektin johtaminen ja muutoksen vastustaminen. Voidaan havaita muutoksen ja uuden tietojärjestelmän käyttöönoton vaativan paljon viestintää, ja sen pitää olla vuorovaikutteista. Hyvällä johtaminen voidaan vaikuttaa joustavien työntekijöiden määrään, mikä on tärkeää muutostilanteessa. Hyvä johtaminen on kiinteä osa onnistunutta muutosprosessia.