Sairauspoissaolotodistuksen tietojen tunnistaminen ja ohjelmistorobotin prosessikuvaus palkanlaskentaan

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää, kuinka vähennetään palkanlaskennan manuaalista työtä sairauspoissaolotodistusten käsittelyssä. Palkanlaskentaan toimitetut sairauspoissaolotodistukset ovat yleensä valokuvia. Opinnäytetyössä vertaillaan kahta eri OCR-ohjelmistoa, jotka tunnistavat tekstiä valokuvista. Opinnäytetyössä esitellään prosessikuvaus, jossa UiPath- ja OCR- ohjelmistot toimivat yhdessä vähentäen palkanlaskennan manuaalista työtä. Opinnäytetyössä käydään läpi myös ohjelmistorobotiikan aiheuttamia kokemuksia palkanlaskennan asiantuntijoiden arjessa.

Opinnäytetyön teoriaosassa kerrotaan ohjelmistorobotiikasta, prosessikuvauksista, UiPath-ohjelmistosta ja OCR-teknologiaratkaisuista. Opinnäytetyö on toiminnallinen. Abbyy OCR- ja Omnipage OCR -ohjelmistojen tekstintunnistamista kuvista vertaillaan saman testiaineiston avulla ja tulokset esitellään taulukkomuodossa. Sairauspoissaolorobotin nyky- ja tavoitetilan prosessit kuvataan uimaratatekniikan avulla.

Opinnäytetyössä havaittiin, että molemmat OCR-ohjelmistot vastasivat työnantajan tarpeisiin hyvin, mutta ennen lopullista valintaa ohjelmistoja olisi hyvä testata asiakkaiden oikealla aineistolla. Opinnäytetyöhön testiaineisto keksittiin henkilötietojen arkaluonteisuuden vuoksi. Sairauspoissaolotodistusrobotin prosessikuvaus tehtiin ylätasolla, joten tulos on suuntaa antava. Haastattelutulokset kertoivat, että palkka-asiantuntijat suhtautuvat positiivisesti ohjelmistorobotiikkaan. Ohjelmistorobotti on hyvä apulainen.

Avainsanat: Ohjelmistorobotiikka, Robotic Process Automation (RPA) ja Optical Character Recognition (OCR)

The purpose of the thesis is to find out how to reduce the manual work of a payroll specialist in processing sick leave certificates. Sick leave certificates are usually sent as images to payroll. The thesis compares two different OCR software that recognize text from images. The thesis introduces a process description where UiPath and OCR software work together to reduce manual work in payroll. The thesis also presents the experiences caused by robotic process automation in the everyday life of payroll specialists.

The theory part of the thesis describes robotic process automation, process descriptions, UiPath software and OCR technology solutions. The thesis is functional. Abbyy OCR and Omnipage OCR software compare text-recognized images using the same test data and present the results in tabular form. The processes of the current and target state of the sick leave robot are described using a swimlane diagram.

Both OCR software met the employer's needs well, but before the final selection, it would be good to test the software with the actual data from the customers. For the thesis, the test material was invented due to the sensitivity of personal data. The process description of the sick leave certificate robot was made at the top level, so the result is indicative. The interview results indicated that payroll specialists have a positive attitude towards robotic process automation. A software robot is a good assistant.

Keywords: Software robot, Robotic Process Automation (RPA) and Optical Character Recognition (OCR)