Kymen Seudun Osuuskaupan sisäisten ohjeiden käytettävyyden kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on tuottaa kehittämisehdotuksia Kymen Seudun Osuuskaupan sisäisten ohjeiden käytettävyyden parantamiseksi. Kymen Seudun Osuuskaupan sisäiset ohjeet ovat pääosin sähköisessä muodossa S-ryhmän omassa intranetissä sPointissa. Vaikka kaikissa toimipaikoissa pitäisi olla yhtenäiset toimintatavat ja -ohjeet, käytännössä tämä ei kuitenkaan aina ole toteutunut. Siksi halutaan selvittää, millä tavoin ohjeiden käytettävyyttä voitaisiin parantaa. Tämän tutkimuksen tutkimusongelma on, miten kehittää Kymen Seudun Osuuskaupan sisäisten ohjeiden käytettävyyttä.

Teoriaosuudessa käsitellään yleisesti ohjeita sekä sisäisiä ohjeita ja miten ohjeista viestitään työyhteisössä. Lisäksi käsitellään käytettävyyden ja saavutettavuuden käsitteitä lähinnä sähköisillä alustoilla. Tämä tutkimus on toteutettu tapaustutkimuksena, jossa käytetään sekä laadullisia että määrällisiä menetelmiä. Laadullisia menetelmiä tässä tutkimuksessa olivat haastattelut ja benchmarking, joiden avulla selvitettiin nykytilannetta ja miten muualla sisäisten ohjeiden käytettävyys on toteutettu ja millaisia haasteita on havaittu. Määrällisenä menetelmänä tässä tutkimuksessa on kyselytutkimus, joka toteutettiin sähköisenä kyselynä.

Aluksi selvitettiin nykytilannetta Kymen Seudun Osuuskaupassa lähinnä sähköpostihaastattelun avulla. Lisäksi haastateltiin teamsin avulla kahden muun alueosuuskaupan edustajaa teemahaastatteluissa eli tehtiin toimialakohtaista benchmarkingia. Lisäksi tehtiin toimialan ulkopuolista benchmarkingia havainnoimalla Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun sisäistä intranetiä Luxia opiskelijan näkyvyydellä. Näiden laadullisten menetelmien ja teorian avulla luotiin kysymykset määrällistä kyselytutkimusta varten. Kyselytutkimuslinkki lähetettiin kaikkien toimipaikkojen esimiehille sekä toimipaikoille. Lisäksi kyselytutkimuslinkki julkaistiin KSO:n sisäisen sosiaalisen median alustalla.

Tutkimuksessa nousi esiin, että sisällöllisesti sisäiset ohjeet ovat sisällöltään toimivat ja ymmärrettävät. Ohjeiden löydettävyys ja käytettävyys koettiin haasteellisemmaksi. Myös ohjeisiin ja päivityksiin liittyvää sisäistä viestintää pitäisi kehittää. Kehittämisehdotuksiksi nousivat sisäisten ohjeiden kokoaminen yhteen pikavalikkoon, parempi perehdytys toimipaikoissa sisäisiin ohjeisiin sekä viestintästrategian kehittäminen koskien sisäisiä ohjeita ja niiden päivityksiä. Näiden toimenpiteiden avulla saadaan yhtenäiset ohjeet ja toimintatavat paremmin jalkautettua kaikkiin Kymen Seudun Osuuskaupan toimipaikkoihin.

Asiasanat: sisäiset ohjeet, käytettävyys, opinnäytetyö, raportointi