Perehdyttäminen verkossa : järjestön perehdyttämisprosessin kehittäminen

Abstract

Suomen Diabetesliitto ry on vuonna 1955 perustettu potilas- ja kansanterveysjärjestö. Opinnäytetyön tavoitteena oli kerätä kokemuksia organisaation perehdytyksen tämänhetkisestä prosessista ja sen toteutumisesta sekä kartoittaa digitaalisen-/verkkototeutuksen mahdollisuuksia. Opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää ja yhdenmukaistaa uuden työntekijän perehdytystä ja tuottaa tietoa verkkokurssina suoritettavan perehdytyksen toteuttamisen taustaksi.

Opinnäytetyö toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistyönä. Työssä käytettiin laadullisiin tutkimusmenetelmiin sekä kuvailevaan kirjallisuuskatsaukseen perustuvia menetelmiä. Opinnäytetyön tutkimuksellisessa osuudessa toteutettiin kysely organisaatiossa perehdyttämistä toteuttaville henkilöille sekä kerättiin lähiaikoina perehdytykseen osallistuneiden kokemuksia teemahaastattelun keinoin.

Organisaation nykyinen kirjallisessa muodossa oleva perehdyttämissuunnitelma koettiin toimivaksi, mutta sen käytännön toteutukseen ja seurantaan toivottiin muutosta. Nykyisessä perehdyttämisprosessissa keskiössä olevat yksilötapaamiset haluttiin pääosin säilyttää jatkossakin. Aikataulutukseen, tapaamisten sopimisen käytäntöihin, toteutumiseen ja sen seurantaan toivottiin selkeyttä. Materiaaliin toivottiin etenkin yhdenmukaisuutta ja löydettävyyttä. Molemmissa ryhmissä suhtauduttiin positiivisesti ajatukseen, että osa perehdyttämisestä voitaisiin jatkossa järjestää verkkototeutuksena. Tämä nähtiin hyvänä etenkin materiaalin yhteneväisyyden ja löydettävyyden kannalta sekä toimivana ratkaisuna etätyön kannalta. Molemmissa ryhmissä koettiin työntekijän aiemman työhistorian ja osaamisen olevan huomioitava asia perehdyttämisprosessissa. Pohdittiin myös selkeästi nimetyn vertaisperehdyttäjän tarvetta. Lisäksi etenkin perehdytettävien ryhmässä nousi esiin tarve huomioida työtehtävien erilaisuus jo perehdyttämisvaiheessa.

Jatkossa tulee huomioida, että perehdyttämismateriaali vaatii päivittämistä ja jatkuvaa kehittämistä. Säännönmukainen palautteen kerääminen ja sen läpikäynti ja arviointi olisi tästä näkökulmasta hyödyllistä. Lisäksi tulisi pohtia myös organisaation sisällä uusiin tehtäviin siirtyvien työntekijöiden perehdytystä ja sen mahdollisia kehittämistarpeita.

The aim of the thesis was to collect experiences about the current familiarization process of the target organization and find out the possibilities of online implementation. The purpose of the thesis was to develop and harmonize the familiarization of a new employee and to gather information as a background of the development work.

The thesis was implemented as research-based development work. It was based on qualitative research methods and a descriptive literature review. In the research part of the thesis, a survey and thematic interviews were conducted. The current process was considered functional. However, changes were desired in its practical implementation. Clarity was sought in scheduling, the execution of the process, and monitoring. Consistency and findability were desired in the materials. The online implementation was considered a functional solution. There was a desire to consider the employee's previous work history and skills, as well as the diversity of job tasks in the process. The need for a designated peer mentor was also considered.

In the future the familiarization needs regular updates and feedback system. It would also be beneficial to develop the familiarization of employees transitioning to new roles within the organization.