Ostolaskujen tiliöintipalvelun ulkoistaminen valtionhallinnon organisaatiolta palvelukeskukselle

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli vastata toimeksiantajan, Väyläviraston, tarpeeseen ulkoistaa ostolaskujen tiliöintipalvelu pois organisaatiolta. Väylävirasto noudattaa toiminnassaan valtionhallinnon yhteisiä periaatteita, joten Valtiokonttorin antamaan määräykseen perustuen ostolaskujen tiliöintityö oli siirrettävä pois virastosta ja keskitettävä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeiden) toteutettavaksi annetussa määräajassa. Valtiokonttorin tekemän tuottavuusseurannan mukaan menojen käsittely on taloushallinnon prosesseista kaikkein työllistävin. Vaikka valtionhallinnossa pyritään käsittelemään ostolaskut ensisijaisesti automaatiolla, on toisena tärkeänä kehitysaskeleena Palkeiden työn osuuden kasvattaminen. Väyläviraston tavoitteena on tiliöintipalvelun onnistunut ulkoistus ja nykyisen palvelutason säilyttäminen. Opinnäytetyössä selvitettiin miten tiliöintipalvelun siirto palvelukeskukselle tulisi toteuttaa ja lopputuloksena syntyi suosituksia toimeksiantajalle.

Valtion liiketoimintaprosessien ulkoistuksissa on enemmänkin kyseessä keskittäminen ja toiminnan yhtenäistäminen kuin ulkoistus. Kuitenkin Väyläviraston näkökulmasta tilanne nähtiin ulkoistuksena ja näin ollen opinnäytetyön tietoperustassa keskityttiin konsernitasoisia muutosprosesseja käsittelevään kirjallisuuteen, julkaisuihin ja tutkimuksiin. Keskeisenä teemana oli palvelun siirtäminen pois organisaatiolta eli siis ulkoistamiseen liittyvät prosessit ja käytänteet. Pois rajattiin palvelutoimittajien valinta ja kilpailutus, sillä valtionhallinnossa oli jo määritelty tiliöintipalvelun tuottaja.

Tutkimustyön lähestymistavaksi valittiin tapaustutkimus. Aineiston hankintamenetelmänä käytettiin puolistrukturoitua haastattelua. Haastatteluaineiston analyysimenetelmänä käytettiin teemoittelua. Tutkimuksessa selvitettiin muiden valtion virastojen menettelytapoja ja suhtautumista ostolaskujen käsittelyyn ja tiliöintityön ulkoistukseen liittyen. Tutkimukseen osallistui kuuden eri hallinnonalan virastoja. Haastattelut toteutettiin kahden kuukauden aikajaksolla maalis-huhtikuussa vuonna 2022. Tuloksissa tarkasteltiin lopulta neljää pääteemaa: (1) tiliöintipalveluun siirtymisen projektointi ja resurssointi, (2) tiliöintityön ohjeistaminen, (3) automaation ja tiliöintipalvelun tuomat toimintatapamuutokset ja (4) automaation edistäminen.

Tutkimustulosten ja teoreettisen viitekehyksen pohjalta saatiin kerättyä kattavat vastaukset viiteen tutkimuskysymykseen. Vastausten avulla pystyttiin analysoimaan Väyläviraston tilannetta ja tekemään tiliöintipalvelun ulkoistamista koskevia johtopäätöksiä. Opinnäyteyön lopputuloksena syntyi konkreettisia suosituksia Väylävirastolle. Suositukset käsittelevät muun muassa toimeksiantajan toimintatapoja, yhteistyön rakentamista palveluntuottajan kanssa, kehittämistä ja laadun mittaamista sekä viestintään ja henkilöstön huomioimiseen liittyviä asioita. Suositukset ovat sovellettavissa ja näin ollen ne saattavat olla hyödyllisiä myös muille organisaatioille, jotka toteuttavat vastaavia ulkoistuksia.