Digitalisaation hyödyntäminen maanvuokrasopimusprosessin kehittämisessä Case : Rauman kaupunki

Abstract

Tämän opinnäytetyön aihe oli digitalisaation hyödyntäminen Rauman kaupungin maanvuokrasopimusprosessin kehittämisessä. Tavoitteena oli tutkia ja selvittää, miten teknologia- ja innovaatiomahdollisuuksia käyttämällä maanvuokrasopimusprosessi pystytään siirtämään perinteisestä paperisopimusprosessista kokonaan sähköiseen. Yksinkertaistettuna opinnäytetyön tarkoituksena oli saada maanvuokrasopimustoiminta perinteisestä ”kynä-paperi” allekirjoituksesta sähköiseen, paperisesta arkistoinnista sähköiseen arkistointiin, havaita muita kehittämiskohteita sekä esittää digitoitu maanvuokraprosessimalli, joka pystyy toimimaan ilman paperista aineistoa ja paperinkäsittelyä. Ideaalisessa tilanteessa maanvuokrasopimusprosessi kehitetään mahdollisimman automaattiseksi, jotta manuaalisia työvaiheita on mahdollisimman vähän.

Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena, jossa tiedonkeruussa toimi useita laadullisia tutkimusmenetelmiä, kuten osallistuva havainnointi, prosessianalyysi ja benchmarking. Suora havainnointi tapahtui tutkijan osallistuessa itse aktiivisesti tutkimuskohteen toimintaympäristössä. Maanvuokrasopimusprosessien nykytila saatiin analysoitua ja kuvattua tutkijan havaintojen perusteella. Prosessianalyysi suoritettiin hyödyntämällä havainnointimuistiinpanoja, joiden avulla selvitettiin ja kuvattiin kohdeorganisaation maanvuokratoimintaprosessin työnkulkua nykyhetkellä. Benchmarking-prosessin tavoitteena oli tutustua, vertailla ja oppia, kuinka muissa kunnissa maanvuokraprosessit tehdään, kerätä parhaita ja tehokkaita suoritustapoja, sekä saada vastauksia tutkimuskysymyksiin.

Tutkimuksen tuloksena löydettiin ja annettiin kehitysehdotuksia maanvuokrasopimusprosessien kehittämiseksi digitalisaation mahdollisuuksia hyödyntämällä sekä esiteltiin kokonaan digitoitu vuokrasopimusprosessimalli, joka pystyy läpiviemään ilman paperista aineistoa ja manuaalista käsittelyvaihetta.