Toiminnan kehittäminen auditointia varten : Yritys X:n Green Card -sertifikaatti

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena on toiminnan kehittäminen Yritys X:ssä tulevaa ulkoista auditointia varten. Työn alkuosassa käsiteltyjä teoriatietoja hyödynnetään työn loppuosan tutkimusosassa. Työssä on käytetty hankinnan ja logistiikan alan aineistoja kuten kirjallisuutta ja verkkolähteitä. Työtä voidaan hyödyntää vastaavissa tilanteissa olevien yrityksien toiminnan kehittämisessä. Työn aikana tehtiin yrityksen kiinteistöhoitoyksikölle toimittajien arviointijärjestelmä, uusittiin kilpailutusprosessi sekä tehtiin työvälineitä toiminnan kehittämiseksi ulkoista auditointia varten. Toimittajien arviointijärjestelmän pohjana käytettiin Excel-ohjelmaa. Järjestelmä luokitellee toimittajat A-, B-, C-, D-, E-luokan toimittajiin. Uudella kilpailutusmenetelmällä saatiin 30 % säästöt valaisinhankinnoissa. Yritys X:n toimintaa voidaan kehittää usealla eri tavalla. Toimittajien arviointijärjestelmällä saadaan arvioitua toimittajia niillä kriteereillä, jotka ovat Yritys X:lle tärkeitä. Uuden hankintaprosessin avulla Yritys X lisää kannattavuutta. Laadunarvioinneilla varmistetaan toiminnan laatu Yritys X:n ja asiakkaan välillä. Yritys X:n pitää parantaa asemaansa ostajana, vahvistaa neuvotteluasemia toimittajien kanssa sekä pyrkiä parempaan toimittajayhteistyöhön. Tutkimuksen tuloksena selvisi, että Yritys X:n tulee jatkossa muokata ja kehittää toimintatapoja ja selkeyttää prosessejaan kustannustehokkuuden ja laadun parantamiseksi. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että Yritys X:ssä tulee ymmärtää, mitä on tehokas hankintatoimi, millainen hyöty saavutetaan paremmalla toimittajayhteistyöllä sekä yhteistyön kehittämisellä.

The purpose of this thesis was to improve the operations of the company X for a forthcoming external audit. The first part includes information to support the rest of the research. Acquisition and logistics industry materials such as books and online sources were used as source material. The thesis can be used in similar situations in the development of corporate business. During the process, a supplier evaluation system and a new bidding process, as well as tools for the development of external actions for the audit were made for the company’s property management unit. The Supplier Evaluation System was used as the basis of the Excel program. The system classifies suppliers to A-, B-, C-, D-, and E -Classes. The new purchasing process results in a 30% savings in the acquisition of lighting. The company X's activities can be developed in many ways. With a supplier evaluation system, the company X can assess their suppliers with the criteria which are important for the company. The new process for the company X´s acquisitions will increase profitability. The company X needs to ensure the quality of the business between them and the customer. The company X needs to improve its position as a buyer, to strengthen the negotiating position with a supplier, and to aim for better supplier cooperation. The results of this thesis showed that the company X must continue changing and developing strategies and processes in order to clarify the cost effectiveness and quality. It can be concluded that the company X needs to understand what effective sourcing means, what kind of benefits can be achieved through improved supplier cooperation and development of cooperation.