Taloushallinnon ulkoistamisprosessin käynnistäminen konepajayrityksessä
Rentola, Hanne-Maaria (2023)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023110728745
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023110728745
Tiivistelmä
Tässä opinnäytetyössä aiheena oli taloushallinnon ulkoistamisprosessin käynnistäminen toimeksiantajayrityksessä. Kokonaistavoitteeksi asetettiin toimeksiantajan auttaminen ulkoistamiseen valmistautumisessa. Tavoitteena oli selvittää toimeksiantajan taloushallinnon nykytila, ja miten se voitaisiin toteuttaa ulkoistettuna, sekä antaa kehittämisehdotuksia. Tutkimuskysymyksiä olivat: millaisia ovat toimeksiantajan taloushallinnon nykyiset prosessit ja millaisia ratkaisuja taloushallinnon prosesseihin tarjoavat ulkoiset palveluntuottajat. Tarkastelu painottui ulkoiseen laskentatoimeen. Teoreettisena viitekehyksenä olivat digitalisoitunut taloushallinto, taloushallinnon prosessit ja taloushallinnon ulkoistaminen.
Työ toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Aineisto kerättiin teemahaastatteluilla. Haastattelut toteutettiin kahdessa vaiheessa. Ensin haastateltiin toimeksiantajan kaikki kolme taloushallintoon perehtynyttä henkilöä. Haastattelut analysoitiin laadullisella analyysillä, johon sisältyi kuvaus, luokittelu ja yhdistely. Haastattelujen pohjalta saatiin kuvaukset toimeksiantajan myyntilasku-, ostolasku-, matka- ja kululasku-, maksuliikenne-, palkanlaskenta- ja kirjanpitoprosesseista. Näitä kuvauksia käytettiin pohjana haastattelurungoille taloushallinnon palveluntarjoajien haastatteluissa. Toisen vaiheen haastatteluissa haastateltiin kahta eri taloushallinnon palveluntarjoajaa: perinteisen tilitoimiston ja ohjelmistoyhtiön edustajia. Haastatteluaineisto analysoitiin prosessikuvausten teemojen ohjaamana luokitellen ja yhdistellen.
Tuloksina nousi esille toimeksiantajan käyttämien erillisten taloushallinnon ohjelman ja toiminnanohjausjärjestelmän aiheuttama työläys. Toimeksiantajan
taloushallinnon prosesseissa on paljon erillisiä manuaalisia kirjausvaiheita johtuen ohjelmien yhteensopimattomuudesta ja rajapintojen puuttumisesta viranomaisten järjestelmiin. Taloushallinnon palveluntarjoajien haastattelun analyysistä saatiin tuloksena, että taloushallinto voidaan toteuttaa jatkossakin eri tavoin. Voidaan säilyttää paperilla tehtäviä työvaiheita tai voidaan siirtyä kokonaan sähköiseen taloushallintoon. Molemmissa selvitetyissä ulkoistamisen vaihtoehdoissa manuaalisten työvaiheiden määrä vähenisi merkittävästi. Kehittämisehdotuksina nostettiin esiin huomioita töistä, jotka säilyisivät toimeksiantajan omana työnä taloushallinnon ulkoistuksen yhteydessä.
Työ toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Aineisto kerättiin teemahaastatteluilla. Haastattelut toteutettiin kahdessa vaiheessa. Ensin haastateltiin toimeksiantajan kaikki kolme taloushallintoon perehtynyttä henkilöä. Haastattelut analysoitiin laadullisella analyysillä, johon sisältyi kuvaus, luokittelu ja yhdistely. Haastattelujen pohjalta saatiin kuvaukset toimeksiantajan myyntilasku-, ostolasku-, matka- ja kululasku-, maksuliikenne-, palkanlaskenta- ja kirjanpitoprosesseista. Näitä kuvauksia käytettiin pohjana haastattelurungoille taloushallinnon palveluntarjoajien haastatteluissa. Toisen vaiheen haastatteluissa haastateltiin kahta eri taloushallinnon palveluntarjoajaa: perinteisen tilitoimiston ja ohjelmistoyhtiön edustajia. Haastatteluaineisto analysoitiin prosessikuvausten teemojen ohjaamana luokitellen ja yhdistellen.
Tuloksina nousi esille toimeksiantajan käyttämien erillisten taloushallinnon ohjelman ja toiminnanohjausjärjestelmän aiheuttama työläys. Toimeksiantajan
taloushallinnon prosesseissa on paljon erillisiä manuaalisia kirjausvaiheita johtuen ohjelmien yhteensopimattomuudesta ja rajapintojen puuttumisesta viranomaisten järjestelmiin. Taloushallinnon palveluntarjoajien haastattelun analyysistä saatiin tuloksena, että taloushallinto voidaan toteuttaa jatkossakin eri tavoin. Voidaan säilyttää paperilla tehtäviä työvaiheita tai voidaan siirtyä kokonaan sähköiseen taloushallintoon. Molemmissa selvitetyissä ulkoistamisen vaihtoehdoissa manuaalisten työvaiheiden määrä vähenisi merkittävästi. Kehittämisehdotuksina nostettiin esiin huomioita töistä, jotka säilyisivät toimeksiantajan omana työnä taloushallinnon ulkoistuksen yhteydessä.