Työohje ostolaskujen käsittelyyn

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli työohje ostolaskujen käsittelyyn Siun soten logistisille palveluille. Opinnäytetyön aihe on toimeksiantajalle ajankohtainen ja tärkeä toimintaympäristössä tapahtuneiden muutosten vuoksi. Tavoitteena oli kuvata toimeksiantajan ostolaskuprosessi sekä laatia selkeä ja ajantasainen ostolaskujen käsittelyn työohje. Ensimmäinen tutkimusongelma oli selvittää, millainen on ostolaskujen käsittelyprosessi Siun soten logistisissa palveluissa. Toinen tutkimusongelma oli, miten hankintasopimukset tulee huomioida ostolaskujen käsittelyssä. Teoreettisessa viitekehyksessä käsiteltiin ostolaskuprosessia, tietojärjestelmiä, julkisten hankintojen lainsäädäntöä, hankintamenettelyjä ja sopimusehtoja.

Opinnäytetyö tehtiin laadullisena tutkimuksena ja sen lähestymistapa oli konstruktiivinen tutkimus. Aineistonhankintamenetelminä käytettiin haastattelua ja dokumenttianalyysia. Tutkimusaineisto analysoitiin sisällönanalyysimenetelmällä. Tutkimustulosten perusteella luotiin ostolaskujen käsittelyn prosessikaavio, selvitettiin ostolaskuprosessin ja hankintaprosessin nykytila ja kuinka hankintasopimukset otetaan huomioon ostolaskuja käsiteltäessä. Tärkeimmät tutkimustulokset koottiin ostolaskujen käsittelyn työohjeeseen.

Johtopäätöksenä todettiin, että toimeksiantajan ostolaskujen käsittely riippuu ostotilausten tyypistä. Ostotilaukset voivat olla varastotilauksia, kauttakulkutilauksia tai ohikulkutilauksia. Hankintasopimusten osalta johtopäätöksenä oli, että ostolaskun käsittelijän on selvitettävä, ovatko tilatut tuotteet sopimuksellisia ja merkittävä sopimustunniste ostolaskujärjestelmään.

Toimeksiantaja testasi ja arvioi työohjeen. Ohjeen rakenteeseen ja sisältöön ei tarvinnut tehdä muutoksia. Toimeksiantaja totesi, että työohje on hyvä ja sisältää oikeat tiedot.

Asiasanat: laskut, toiminnanohjausjärjestelmät, julkiset hankinnat, kauppasopimukset