Ideoita palkkahallinnon automaation kehittämiseksi

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi ICT-, talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita kunnille ja kaupungeille tarjoava yritys. Tarkoituksena oli tutkia yhden tietyn asiakkaan kohdalta palkkahallinnon automaation nykytilaa ja kehittämistarpeita. Opinnäytetyön ensimmäinen tutkimusongelma oli, mitkä työtehtävät aiheuttavat eniten manuaalista työtä ja hyötyisivät automatisoinnista. Toinen tutkimusongelma oli, millaisia keinoja palkanlaskennan prosessin ja työtehtävien automatisointiin voidaan käyttää.

Aihe oli toimeksiantajalle tärkeä, koska palkanlaskennan prosessin tehostamisella ja automatisoinnilla säästetään työaikaa, saadaan tehokkuutta, varmistetaan tietojen oikeellisuutta vähentäen inhimillisten virheiden mahdollisuus sekä parannetaan työolosuhteita. Opinnäytetyön tavoitteena oli tuottaa ehdotuksia palkanlaskennan prosessin ja työtehtävien tärkeimmistä kehityskohteista automaation osalta sekä ideoita, miten prosessia ja työtehtäviä voidaan tehostaa automaation avulla.

Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena kvalitatiivisilla tutkimusmenetelmillä. Aineistoa hankittiin haastattelemalla kyseisen asiakkaan palkkahallintoa hoitavaa kolmea palkanlaskijaa sekä ryhmähaastatteluilla haastateltiin kahta henkilöstöpalveluiden suunnittelijaa, jotka hoitavat työkseen kehittämistä ja asiakkaan kahta kokenutta henkilöstöpalveluiden työntekijää. Lisäksi aineistoa hankittiin valmiista dokumenteista, kuten työaikakirjauksista ja arkistoidun aineiston määristä.

Tuloksista ilmeni, että palkkahallinnon automaation kehittämistä tarvitaan, sillä manuaalisia työtehtäviä löytyi useita sekä palkkaohjelman toimivuus aiheuttaa haasteita. Tutkimuksessa löydettiin kehittämisehdotuksia, jotka koskevat prosessin kehittämistä, uusia automatisointeja sekä palkkaohjelman kehittämistä. Toteuttaminen vaatii kuitenkin jatkotutkimusta.