Työajanhallintaohjelmistojen kartoitus

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin syksyllä 2013 Provoice Finland Oy:n toimeksiannosta. Kohdeyri-tyksen räätälintyönä tehty työajanhallintaohjelmisto oli käymässä vanhaksi ja sen kor-vaaminen oli käynyt ajankohtaiseksi. Tässä työssä tutkitaan ja kartoitetaan vaihtoehtoja yrityksen nykyisen ajanhallintajärjestelmän korvaamiseksi siten että hankittava järjestelmä voidaan integroida yrityksen nykyisiin järjestelmiin.

Alun perin rajauksena oli keskittyä Windows arkkitehtuuriin mutta alustavan vaati-musmäärittelyn valmistuttua hankinnalle muodostui vaatimukseksi SaaS tyyppiset rat-kaisut mistä syystä Windows arkkitehtuuriin keskittymisestä tuli epäoleellista ja siitä luovuttiin.

Tutkimusmetodina käytettiin kvalitatiivista tapaustutkimusta. Nykytila kuvattiin ja ta-voitetilan ja haastatteluiden perusteella laadittiin vaatimusmäärittely hankittavalle järjes-telmälle. Vaatimusmäärittelyn pohjalta kartoitettiin vaatimukset täyttäviä ohjelmistoja ja parhaiten vaatimusmäärittelyä vastaavat ohjelmat otettiin tarkempaan testaukseen.

Tavoitteena opinnäytetyössä on kartoittaa parhaiten vaatimusmäärittelyä vastaavia työ-ajanhallintajärjestelmiä ja pisteyttää ne hankintapäätöksen helpottamiseksi.

Työajanhallintaohjelmistojen tarjonta on laajaa ja ominaisuudet samankaltaisia. Tästä syystä käytettävyys, ohjelmistojen yrityksen liiketoimintaprosessia vastaava toimintalo-giikka ja tehokkuus muodostuivat tärkeimmiksi valintakriteereiksi.

This study was conducted in the fall 2013 for Provoice Finland Oy. The study was launched to find alternatives for the tailor- made time tracking application currently in use in the company, but which was starting to show its age and was in need of re-placement. The purpose of the thesis was to find out which applications were available on the market today and how well they met the requirements set by the company.

The scope of the study was at first limited to Windows architecture but later as SaaS was chosen as required criteria for the procurement of the application, the Windows limitation became irrelevant and was lifted.

The method used was qualitative research, which was conducted by interviews and using online information searches as well as encyclopedias in various different formats. Using a preliminary list of requirements, a selection of applications was chosen for more thorough testing.

The survey indicated that the field of time tracking applications is very diverse and consists of applications of many different platforms and operating systems. Distribu-tion models for the software also vary nearly through the full spectrum of choices. The time tracking applications all provide quite a similar set of basic features which are then implemented differently in various applications.

The survey concludes that due to the similar set of basic features among these applica-tions, usability and efficiency become the main priorities when choosing a time tracking application. Also, to properly evaluate the usability, a real world usability testing is recommended prior to procurement.