Sisäisen viestinnän malli moniammatillisessa SoTe-tilannekeskuksessa

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tuottaa sisäisen viestinnän toimintamalli tiedon siirtämiseen SoTe-tilannekeskuksen moniammatillisen henkilöstön välille. Toimintamallin tavoitteena oli, että tieto siirtyy henkilöstön päivittäisessä toiminnassa arkiviestinnän mallin rakenteen avulla.

Opinnäytetyö toteutettiin konstruktiivisella lähestymistavalla. Tutkimusosio toteutettiin avoimella kyselyllä SoTe-tilannekeskuksen henkilöstölle. Kysely lähetettiin 30 henkilölle, joista 14 vastasi kyselyyn. Aineisto analysoitiin mukaillen induktiivista sisällönanalyysia.

SoTe-tilannekeskuksen henkilöstön kokemuksina moniammatillisen viestinnän toimivuudesta nousivat esiin viestinnän epäselvyys ja puutteet, päivittämättömät yhteystiedot, tiedonkulun puute ja eriävät tietojärjestelmät. Uuden viestintämallin suunnittelussa korostui toimiva VIRVE-liikenne, ajantasaiset yhteystiedot, yhteinen tietokanta, henkilöstön sitoutuneisuus, tiedon käytettävyys, sekä yhteinen viestintämalli.

Saatuja tuloksia hyödynnettiin kehittämisosiossa sisäisen viestintämallin luomisessa. Lisäksi mallin luomisessa huomioitiin aiheeseen liittyvää teoriatietoa sekä lakeja. Viestintämallin tekemiseen osallistui myös työelämän edustaja.

Johtopäätöksinä työstä voidaan todeta, että haasteet viestinnässä voivat aiheuttaa haittatapahtumia. Onnistunut sisäinen viestintä vaatii organisaation jokaisen työntekijän sitoutumisen ja avoimen suhtautumisen uusiin viestintätapoihin. Työntekijän on saatava hyvä koulutus ja perehdytys viestintään, omaksua uudet toimintatavat ja niiden myötä kehittää itseään. Sisäisen viestinnän mallissa korostuvat selkeys ja toimivuus. Viestintämalli tehtiin selkeyttämään SoTe-tike henkilöstön työelämän viestintää. Työelämän käytäntöjen muuttuessa viestintämallia tulee jatkossa päivittää tarpeisiin sopivaksi. Viestintämallin runkoa pystytään soveltuvin osin hyödyntämään muidenkin vastaavien SoTe-tilannekeskusten käyttöön.

The purpose of this thesis was to produce an internal communication model to be used for transferring information between multi-professional personnel in a so-called situation center in the social services and health care industry. The aim of the new model was to enable information flow between the personnel using the structure of day-to-day communication model.

The thesis was conducted using a constructive approach. The research part was executed by employing an open questionnaire which was sent to the personnel working in the chosen situation center. The questionnaire was delivered to thirty (30) persons of whom fourteen (14) responded.

The material was analyzed by following the framework of inductive content analysis. Based on the experiences of the personnel in the situation center, multi-professional communication is characterized by issues such as unclarity and deficiencies, non-updated contact information, the lack of information flow and differing information systems. Consequently, matters such as the VIRVE-traffic, updated contact information, a common database, the commitment of the personnel, and the usability of the information should be considered in the planning of a new communication model.

The responses were used for the development and creation of a new internal communication model. In addition, laws and theory-based information were considered. Furthermore, a working life representative was engaged to the development phase.

As a conclusion, it can be stated that challenges in communication may result in adverse events. Successful internal communication requires commitment from each employee as well as an open attitude for new ways of communication. New employees must be provided with a proper and sufficient training by which they can adapt to the updated ways of working and develop themselves.

Clarity and functionality play a crucial role in internal communication. The communication model described here was developed to provide more clarity to work-related communication of the personnel working in the situation center. Should the practices in working life change in the future, the model needs to be updated to cover those needs. The framework of the applied communication model can be, to a suitable extent, used also in other respective situation centers in the social and health care industry.