Sisäisen viestinnän kehittäminen organisaatiossa

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää toimeksiantajayrityksen kolmen osaston välistä sisäistä viestintää. Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, kuinka sisäinen viestintä toimeksiantajayrityksen kolmella eri osastolla toimii, mitkä ovat siihen eniten vaikuttavat taustatekijät ja löytää mahdollisia kehityskohteita näiden parantamiseksi.

Opinnäytetyö toteutettiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää käyttäen. Empiirinen aineisto kerättiin helmi-maaliskuun 2023 aikana yksilö- ja ryhmähaastatteluilla tutkimuksen kohteena olevien osastojen työskenteleviltä henkilöiltä. Haastatteluihin osallistui yhteensä 16 henkilöä. Haastatteluiden lisäksi aineistoa kerättiin havainnoinnin avulla. Haastatteluilla ja havainnoinnilla kartoitettiin osastojen sisäisen viestinnän nykytilanne, erityisesti tiedonkulun ja yhteistyön osalta. Työn teoreettisen osuuden viitekehyksessä käsitellään viestintää sisältäen yhteisöviestintää ja työyhteisöviestintää. Lisäksi käydään läpi viestintäkanavia sekä esimiesviestintää.

Tutkimustulosten perusteella kävi ilmi, että sisäinen viestintä on tärkeä osa toimivaa organisaatiota. Toimeksiantajayrityksen sisäinen viestintä on pääosin hyvällä tasolla, mutta kehitettävää löytyi etenkin tiedon jakamisen, viestinnän menettelytapojen ja yhteisöllisyyden osalta. Yleinen kiire ja puutteellinen ymmärrys osastojen työtehtävistä, vaikeuttavat ja hidastavat viestintää. Haasteiden taustatekijöiksi nousivat erityisesti osastojen välinen fyysinen etäisyys, avoimen viestintäkulttuurin puuttuminen sekä yhteistyökumppaneiden kanssa tarvittava monikulttuurinen viestintä.

Kehitysehdotuksina nousi esiin tiedon jakamisen ja viestinnän pelisääntöjen laatiminen ja läpikäyminen henkilöstön kanssa. Tutustumalla toisten osastojen töihin ymmärretään työnkulkua paremmin, joka vähentää epäselvyyksien määrää sekä mahdollisia väärinymmärryksiä ja ristiriitoja. Työn sujuvuuden parantaminen vähentää osittain kiirettä. Erilaisia kokoontumisia järjestämällä luodaan yhteisöllisyyttä, joka tuo viestintään avoimuutta ja lisää työhyvinvointia. Yhteistyön parantamiseksi avainasemassa ovat säännölliset palaverit, jossa käydään läpi osastojen työn kannalta tärkeät asiat.

This study aimed to enhance internal communication within a commissioning company across its three distinct departments. The primary objective of this thesis was to investigate the dynamics of internal communication within these selected departments, identify key underlying factors influencing it, and pinpoint areas in need of development.

The research adopted a qualitative approach, with data collection spanning individual and group interviews conducted during February-March 2023. Sixteen employees from the company's research departments participated in these interviews. Additionally, observational data was gathered to assess the existing state of communication, particularly in terms of information dissemination and collaboration. The theoretical framework of the study encompassed community communication, workplace communication, supervisor-subordinate communication, and communication channels.

The findings revealed that while internal communication exhibited strengths in certain areas, there existed notable opportunities for improvement, especially in knowledge sharing, standardizing work practices, and fostering a sense of community. Challenges such as time constraints and a lack of understanding regarding the tasks of other departments hindered effective communication and workflow. Factors like physical departmental separation, the need for an open communication culture, and language barriers among international partners were identified as contributing to these challenges.

To address these findings, it is recommended that clear communication protocols and guidelines be established and discussed with staff. Encouraging cross-departmental familiarity can enhance comprehension of workflow processes, thereby reducing ambiguities, misunderstandings, and conflicts. Streamlining workflow can alleviate time pressures. Additionally, fostering a sense of community through various gatherings can promote openness in communication and improve overall job satisfaction. Regular meetings focused on crucial work-related matters should be organized to enhance collaboration and understanding among departments. This study offers valuable insights into the internal communication dynamics within the commissioning company, highlighting areas for improvement and proposing actionable steps to enhance communication.