Evenemangsplanering : Planering, genomförande och utvärdering av en klassresa till Runsala

Abstract

Abstrakt Detta examensarbetes ämne är evenemangsplanering. Arbetet förverkligades som ett handlingsbaserat examensarbete och uppdragsgivaren var Kähäri skola i Åbo.

Syftet med mitt examensarbete är att planera, organisera och genomföra ett lyckat evenemang och att utvärdera evenemanget. För att tydliggöra den litterära referensramen beskrivs det praktiska arbetet efter varje motsvarande teoretisk del. Den teoretiska referensramen behandlar evenemang i allmänhet och evenemangsplanering, allt från planeringsprocessen till genomförandet av ett evenemang. Den praktiska delen beskriver hur evenemanget har planerats, genomförts och utvärderats av deltagarna.

Det praktiska resultatet av arbetet var ett evenemang som ordnades för Kähäri skolas första klass den 16 maj 2014. Evenemanget var en dagstur till Runsala som innehöll ett program skräddarsytt för målgruppen samt mellanmål och fritid. Efter evenemanget utvärderades dagen genom en enkätundersökning som innefattade alla deltagare.

Målet med evenemanget var att för målgruppen ordna en händelserik dag som motsvarade elevernas förväntningar. På basen av egna iakttagelser och enkätens resultat kan jag konstatera att målet uppnåddes. Utifrån utvärderingen skapades förbättringsförslag i den händelse evenemanget skulle ordnas på nytt.

Summary The topic of this thesis is the planning and organizing of an event. This thesis is a functional thesis and the commissioner for the project is Kähäri elementary school in Turku.

The purpose of the thesis is to plan, organize and realize an event and to evaluate the event. To clarify the theoretical part of the thesis, there is a description of the practical work after each corresponding theory part. The theory part presented in this thesis describes events in general, as well as event planning - everything from the planning process to the implementation of an event. The planning, organizing and evaluation of an event are the theoretical parts that contain a reflection from the practical part of the work.

The practical part of the thesis is an event organized for Kähäri school’s first class in 16 May 2014. The event was a fieldtrip to Ruissalo that consisted of specially tailored activities for the target group, a lunch break and free time. After the event, an evaluation questionnaire was handed out to all the participants.

The aim of the event is to organize an eventful day that met the expectations of the participants. As a result of the questionnaire and my own observations, I can ascertain that the aim was accomplished. From the results of the evaluation, some improvements where developed should the event be rearranged.

Tiivistelmä Tämän opinnäytetyön aiheena on tapahtuman järjestäminen. Työ toteutetaan toiminnallisena opinnäytetyönä ja työn toimeksiantajana toimii Kähärin koulu Turussa.

Työn tavoitteena on suunnitella, organisoida ja järjestää onnistunut tapahtuma ja arvioida tapahtuma. Työssä pyrittiin selkeyttämään käsiteltävä teoria käymällä tapahtuman toteutuksen vastaava osa läpi teorian yhteydessä. Teoriaan kerätty tietoperusta käsittelee tapahtumia yleisesti sekä tapahtuman järjestämisprosessia, aina suunnitteluvaiheesta toteutukseen. Kirjallinen osuus toiminnallisesta työstä käsittää tapahtuman suunnittelun ja toteutuksen, sekä osallistujien arvioinnin tapahtumasta.

Toiminnallinen osuus opinnäytetyöstä on tapahtuma joka järjestettiin Kähärin koulun ensimmäiselle luokalle 16.5.2014. Tapahtuma oli päiväretki Ruissaloon joka sisälsi kohderyhmälle räätälöityä ohjattua toimintaa, ruokailun sekä vapaa-aikaa. Palaute kerättiin arviointilomakkeen muodossa kaikilta osallistujilta.

Tapahtuman tavoite oli järjestää kohderyhmälle suunniteltu tapahtumarikas päivä joka vastaisi kohderyhmän toiveita. Palautteen sekä omien havaintojen perusteella voin todeta tavoitteen toteutuneen. Palautteiden pohjalta laadin parannusehdotuksia siitä näkökulmasta että tapahtuma toteutettaisiin uudelleen.