Matkalaskuprosessin uudistaminen

Abstract

Tämä opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona raskaankaluston varaosien maahantuontiin, tukku- ja vähittäismyyntiin erikoistuneelle osakeyhtiölle. Työn tavoitteena oli selvittää vaihtoehtoja toimeksiantajayrityksen nykyisen matkalaskuprosessin muuttamisesta sähköiseen muotoon. Lisäksi tavoitteena oli kartoittaa, vähentäisikö prosessin kehittäminen siihen tällä hetkellä kuluvaa aikaa sekä manuaalisen työn määrää. Opinnäytetyön tarkoituksena oli testata matkalaskuprosessin soveltuvuutta kahteen eri toimeksiantajan valitsemaan järjestelmään ja tehdä siitä vertailu.

Opinnäytetyön menetelmänä oli toiminnallinen opinnäytetyö. Tutkimusmenetelmänä työn tietoperustaa varten käytettiin tiedonhankintaa sekä sähköisistä lähteistä että kirjallisuudesta. Työn teoriaosuus käsitteli työaikaan ja -matkaan liittyviä käsitteitä sekä eri matkakustannusten korvausten muotoja ja niiden käsittelyä verotuksessa. Lisäksi teoriaosuudessa käsiteltiin sähköistä taloushallintoa, erityisesti sähköisen matkalaskuprosessin piirteitä. Opinnäytetyön empiirinen osuus sisälsi toimeksiantajayrityksen nykyiseen matkalaskuprosessiin tutustumisen, kumpaankin järjestelmään tehdyn prosessin kuvaamisen sekä järjestelmien toiminnan esittelemisen. Empiirisen osan loppuun tehtiin vertailu näiden järjestelmien ominaisuuksien välillä.

Opinnäytetyön tuloksena saatiin luotua kahteen eri järjestelmään alustat toimeksiantajayrityksen matkalaskuille, jotta jatkossa matkalaskuprosessi olisi täysin sähköisessä muodossa. Kummankin järjestelmän avulla saataisiin vähennettyä päällekkäisiä työtehtäviä sekä manuaalisen työn määrää, mikä vähentäisi matkalaskuprosessiin tällä hetkellä kuluvaa aikaa sekä pienentäisi näppäilyvirheiden riskiä.

Opinnäytetyön tuloksena syntynyt kuvaus sekä nykyisestä matkalaskuprosessista että mahdollisesti käyttöönotettavien järjestelmien testauksesta ja vertailusta toimii apuna, kun toimeksiantaja valitsee yrityksen matkalaskuprosessin tarpeisiin vastaavaa sähköistä järjestelmää. Sopivan järjestelmän valinnan ja käyttöönoton jälkeen, tulee mahdollisesti vielä esiin joitain puutteita sekä parannettavaa, mitä testiryhmillä ja -tietokannalla ei ole huomattu, joten kehitysprosessia tullaan vielä tulevaisuudessa jatkamaan.

This thesis was commissioned by a joint-stock company specializing in import, wholesale and retail of spare parts for heavy-duty equipment. The aim of this thesis was to find out alternatives for changing the existing process of travel expense management to an electronic form. In addition, the aim of this thesis was to find out whether the electronic process would reduce the time and amount of manual work currently spent on the process. The purpose of this thesis was to create the process of travel expense management in two different systems and compare the two systems.

The theoretical background of this thesis dealt with concepts related to working time, business trip as well as reimbursement of different types of travel expenses and how they are handled in taxation. The data was collected from different online and literary sources. The empirical part of this functional thesis consists of describing the current process of travel expenses of the commissioning company. In the empirical section, it is also described how the new processes of travel expense management were developed and how they work in practice. The empirical section ends with a comparison between these two systems.

As a result of this thesis, it was possible to create platforms for travel expense invoices in the two different systems. The process would be entirely electronic in the future with the help of either one of the systems. Also, both of the systems help to eliminate overlapping parts of the process and reduce the amount of manual work, which would reduce the time spent on the process and the risk of typos.

The development process and the comparison created as a result of the thesis help the commissioning company choose a system suitable for their needs in the process of travel expense management. The development of the process will continue when the company chooses a suitable system and starts using it. When the system is in use development needs may arise that were not noticed with the help of the test groups.