Tapahtuman järjestäminen : Case: Pienen Nurkkapuodin Kesäfiesta

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön aiheena on tapahtuman järjestäminen. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimii Vetelissä, Keski-Pohjanmaan maakunnassa, sijaitseva vaate- ja asusteliike Pieni Nurkkapuoti. Pienen Nurkkapuodin yrittäjänä toimii Riitta Kaariniemi. Tämä opinnäytetyö antaa kokonaiskuvan siitä, miten tapahtuma järjestetään ja mitä eri vaiheita tapahtuman järjestäminen pitää sisällään.

Opinnäytetyön päätavoitteena oli suunnitella ja järjestää tapahtuma Pieneen Nurkkapuotiin opinnäytetyön teoriaosuuden pohjalta. Teoriaosuudessa on hyödynnetty eri lähteistä saatua kirjallisuutta. Opinnäytetyön teoriaosuudessa käydään läpi, mitä eri vaiheita tapahtuman järjestämisprosessiin kuuluu ja mitä eri asioita prosessin eri vaiheissa on hyvä ottaa huomioon. Teoriaosuudessa esitellään koko tapahtumaprosessi sisältäen tapahtuman suunnitteluvaiheen, toteutusvaiheen ja jälkivaiheen. Lisäksi opinnäytetyön teoriaosuudessa kerrotaan, mitä tapahtumamarkkinointi on ja miten sitä voidaan toteuttaa.

Opinnäytetyön toiminnallisena osuutena järjestettiin tapahtuma Pieneen Nurkkapuotiin. Tapahtuman järjestämisessä hyödynnettiin opinnäytetyön teoriaosuutta tapahtuman järjestämisestä. Tapahtuman nimi oli Pienen Nurkkapuodin Kesäfiesta ja se järjestettiin lauantaina 22.7.2023 klo 10–14 Vetelissä, Pienen Nurkkapuodin tiloissa ja sen pihapiirissä. Tapahtuman päätavoitteita olivat hyvän tunnelman luominen, asiakassuhteiden syventäminen ja uusien asiakkaiden hankkiminen sekä myynnin kasvattaminen.

Tapahtuman järjestämisessä onnistuttiin hyvin. Kesäfiesta saavutti hyvin sille asetetut tavoitteet. Tapahtumaan osallistuneita pyydettiin täyttämään tapahtuman aikana kyselylomake, jolla kerättiin tietoa siitä, miten tapahtumassa onnistuttiin. Erityisesti hyvän tunnelman luomisessa onnistuttiin kiitettävästi ja siitä saatiin hyvää palautetta tapahtumaan osallistuneilta. Kaikki kyselylomakkeeseen vastanneet suosittelisivat tapahtumaa hyvin todennäköisesti ystävälleen. Kyselyyn vastanneet antoivat tapahtumasta valtaosin vain kiitettäviä arvosanoja. Monet tapahtumaan osallistuneet toivoivat, että samankaltaisia tapahtumia järjestettäisiin myös jatkossa Pienessä Nurkkapuodissa.

The topic of the present functional thesis is event management. The client of the thesis is Pieni Nurkkapuoti, a clothing and accessories shop in Veteli, Central Ostrobothnia. The entrepreneur of Pieni Nurkkapuoti is Riitta Kaariniemi. The thesis provides an overall look at event management and all the steps that are needed to organize an event.

The main aim of the thesis was to plan and hold an event for Pieni Nurkkapuoti based on the theoretical background of the thesis. The theoretical background is based on literature from various sources. The theoretical background consists of discussing the different phases of the process of organizing an event as well as everything that should be considered in each of these phases. The theoretical background presents the event organization process, thus including planning, execution, and post event. In addition to this, the theoretical background discusses event marketing and its practical implementations.

The functional part of the thesis was organizing an event for Pieni Nurkkapuoti. The theoretical background of the thesis was used as a tool in the organization of the event. The event was called Pienen Nurkkapuodin Kesäfiesta and it was held on Saturday the 22nd of July, 2023, from 10 to 14 o’clock in the premises of Pieni Nurkkapuoti, both indoors and outdoors, in Veteli. The main aims of the event were creating a good atmosphere, deepening customer relations as well as acquiring new clientele and increasing sales.

The outcome of organizing the event was good. Kesäfiesta met all the goals set for it. During the event, people were asked to fill out answer a questionnaire to gain insight into how successful the event was. Above all, the atmosphere of the event gained good feedback. Everyone who filled out the questionnaire would very likely recommend the event to a friend. Most of the ratings given to the event in the questionnaire were excellent. Many participants hoped for similar events to be organized in Pieni Nurkkapuoti in the future as well.