Viestintäsuunnitelma ja digitaalisen työympäristön kartoitus toimeksiantajayrityksessä

Abstract

Tässä opinnäytetyössä selvitettiin yrityskauppojen myötä kasvaneen organisaation työntekijöiden perustehtävien tiedonhallintaa. Työssä suunniteltiin myös toimenpiteet tiedonhallinnan sujuvoittamiseksi. Lisäksi laadittiin viestintäsuunnitelman runko ja ohjeistus suunnitelman laatimiseen. Hyvällä kommunikaatiolla päästään lähemmäs tavoitteita. Työyhteisön muuttaessa muotoa, viestinnän merkitys kasvaa entisestään.

Työntekijöiden perustietojen tiedonhallintaa selvitettiin kvalitatiivisella kyselytutkimuksella. Näin saatiin ilmi, mitä tietoa työntekijä käsittelee, minkälaisissa tilanteissa tietoja käsitellään ja kenen kanssa sekä millaisilla laitteilla tietojen käsittely tapahtuu. Selvityksen pohjalta saatiin viestinnän ja työtehtävien kehittämisideoita. Lisäksi kyselytutkimus selkeytti myös ohjeistuksen laatimista viestintäsuunnitelmaa varten.

Kyselytutkimuksen tuloksista kävi ilmi, että työntekijät eivät koe tiedonkeruuprosesseja tehokkaiksi, eikä tarvittavaa tietoa koeta olevan helposti saatavissa. Organisaation tulisi panostaa tiedon keräämisen, käsittelyn, automatisoinnin ja hyödyntämisen menetelmiin sekä järjestää lisäkoulutusta käytettävien järjestelmien hyödyntämisen osalta.

Viestintäsuunnitelman luomisen tueksi koottiin erillinen taulukko organisaation päivittäisviestinnän kokoontumisista ja vuosittain toistuvista tapahtumista työyhteisötasolla. Nämä tiedot saatiin kyselytutkimuksen tuloksena. Toistuvien päivittäisviestinnän kokoontumisten kirjaaminen auttaa hahmottamaan, mistä asioista viestitään, ketkä viestivät ja minkä osa-alueiden viestintään mahdollisesti tarvitaan lisäpanostusta.

Kyselytutkimuksen tulokset osoittivat, että työntekijät kaipaavat eri tiimien välille lisää säännöllistä yhteistyötä. Yhteistyön vähyys tiimien välillä oli osoitettavissa myös kyselytutkimuksen vastauksista kootuista päivittäisviestinnän toistuvista kokoontumisista organisaatiossa. Tiimien välisestä yhteistyötarpeesta voitaisiin tehdä lisäselvitys ja toimintasuunnitelma yhteistyön tiivistämiseksi.

Good communication helps you get closer to your goals. As the work community changes shape, the importance of communication increases even more. In this thesis, the data management of the basic tasks of a new organization was investigated and measures to streamline data management were created. Based on the research the organization's communication plan suggestion was made.

The data management of employees' basic data was investigated with a qualitative survey. This revealed what data the employees process, in which situations the data is processed and with whom and on what devices the data processing takes place. Based on the survey, development ideas were obtained for the development of communication and work tasks. In addition, the survey clarified the preparation of the communication plan.

The survey showed that employees do not find data collection processes efficient and the data is not readily available. The organization should give more effort to collect, handle and automatize data. The organization should also arrange training for the employee to use systems more efficiently.

The organization’s repetitive meetings were collected via a survey to a table to support in making a communication plan. Writing down all repetitive meetings will help to perceive what subjects need to be communicated, who communicates on what and which topics should be communicated more.

The results of the survey showed that employees wish to have more cooperation between different teams. The lack of cooperation between teams could also be seen from the conducted repetitive meeting survey. A further analysis of the needs in cooperation and an action plan for cooperation between the organization’s teams could be carried out.