Tarjousprojektin oppimisprosessin kehitys

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tarjousprojektin loppuvaiheen toiminnan kehittäminen ja erityisesti aikaisemmista projekteista saatujen kokemusten hyödyntäminen tulevissa projekteissa. Opinnäytetyön aikana selvitettiin, mitä tehtäviä projektien loppuvaiheeseen liittyy ja mitä projekteista oppimisen kokonaisuuteen kuuluu. Toimeksiantajayritykselle luotiin selkeä toimintamalli tarjousprojekteista oppimisprosessin kehittämiseksi ja siihen oleellisesti liittyvän Lessons Learned -kokouksen järjestämiseen. Heille luotiin ohjeet, valmis kyselypohja ja kokousrungon pohja sekä päätettiin, missä muodossa ja kenelle tietoa tullaan jakamaan.

Tutkimusosuudessa tutkittiin, miten hyvin ennakkokysely toimii Lessons Learned -kokousten tukena ja mietittiin, millaiset kysymykset soveltuvat parhaiten tiedon keräämiseen ja vertailuun. Tutkimukseen valittiin kaksi erilaista tarjousprojektia ja kerättiin kokemuksia siitä, miten tarjousprojektin jäsenille ennen Lessons Learned -kokousta lähetettävä ennakkokysely toimii projekteista oppimisprosessin keräämiseen. Kyseessä oli laadullinen tutkimus, ja tutkimusmetodeina käytettiin havainnointia, kyselyitä, haastatteluja ja keskusteluja.

Tutkimuksen perusteella voitiin todeta, että ennakkokysely tukee projekteista oppimisen prosessia ja ennakkokyselyn avulla voidaan kerätä dataa, joka auttaa toimeksiantajaa kehittämään tarjousprosessia ja projekteista oppimisen kokonaisuutta sekä Lessons Learned -läpikäyntiä. Ennakkokyselyn avulla saadaan myös tietää, mitä aiheita projektiryhmän jäsenet korostavat vastauksissaan ja niitä aiheita voidaan poimia projektitiimin kanssa yhdessä keskusteltavaksi Lessons Learned -kokouksessa. Kysely auttaa projektiin osallistuneita henkilöitä jäsentelemään ajatuksiaan ja kertomaan omat näkemyksensä projektin onnistumisista ja epäonnistumisista. Kun vastaukset kirjataan ylös ja niitä käydään yhdessä läpi, voidaan tulevissa projekteissa helpommin välttää tehdyt virheet ja toistaa ovinnistumisia. Numeerisesti arvosteltavat kysymykset puolestaan helpottavat projektien vertailua keskenään, jonka avulla voidaan nähdä, missä osa-alueissa on vielä kehitettävää.

Asiasanat: Projekti, projekteista oppiminen, tarjouskilpailut, tarjousprosessi, prosessien kehittäminen, projektin lopetus