Palkanlaskentaprosessin kuvaaminen kohdeyrityksessä

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kuvata toimeksiantajan palkanlaskentaprosessi sekä selvittää palkanlaskijoiden näkemyksiä siitä. Tutkimusongelmana oli selvittää, mitä tietoa palkanlaskennassa tarvitaan ja mitkä tekijät vaikuttavat palkanlaskentaprosessiin. Teoreettisessa viitekehyksessä on käsitelty palkanlaskennan kokonaisuutta sekä prosessin teoriaa. Palkanlaskennan luvussa on käsitelty palkanlaskentaan liittyviä asioita kuten lakeja, määräyksiä ja säännöksiä, palkanmaksun perusteita, viranomaisilmoituksia sekä palkasta tehtäviä erilaisia vähennyksiä. Prosessia koskevassa luvussa käsitellään prosessin teoriaa ja tavoitteita sekä kuvaillaan prosessia ja palkanlaskentaprosessia vaihe vaiheelta. Empiirisen osuuden tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena. Luvussa on esitetty tutkimuksen suorittaminen, tutkimusongelma ja tutkimuksen tavoitteet. Tutkimuksen aineistonkeruumenetelminä käytettiin valmiiksi kirjoitettuja aineistoja, havainnointia sekä teemahaastattelua, jossa haastateltiin toimeksiantajalla työskenteleviä palkanlaskijoita ja palkka-asiantuntijoita sekä kerättiin tietoa palkanlaskijan työtehtävistä ja toimeksiantajan palkanlaskentaprosessista. Osallistuvan havainnoinnin ja haastattelujen avulla saatiin kattavasti tietoa palkanlaskijan työtehtävistä ja toimeksiantajan palkanlaskentaprosessista, niin prosessin hyvistä puolista kuin ongelmista ja kompastuskivistä. Tutkimus osoitti, että palkanlaskijan työnkuva on hyvin laaja ja työ koostuu paljon muustakin kuin palkan laskemisesta ja maksamisesta. Toimeksiantajan palkanlaskentaprosessi sai palkanlaskijoilta kiitosta selkeydestään ja loogisuudestaan. Prosessin ongelmiksi nousivat kuunvaihteen kiireinen aikataulu, manuaalisten vaiheiden virheelliset kirjaukset, materiaalin toimittaminen, järjestelmien väliset virheet sekä työntekijöiden henkilö- ja työsuhdetietojen virheellinen kirjaus tai puuttuminen. Suurin osa ongelmista johtui esihenkilöiden tekemistä virheellisistä kirjauksista järjestelmiin ja aikataulun noudattamatta jättämisestä. Tästä syystä yhdeksi kehittämisehdotukseksi nousi esihenkilöiden kunnollinen perehdytys järjestelmien käyttöön.