Kirjanpitotilien avoimien erien tasaus- ja raportointiprosessin automatisointi Excel-makrolla

Abstract

Opinnäytetyön tavoite oli automatisoida Yritys X:n Tavaran vastaanotto / laskun vastaanotto -tilien tasaus- ja raportointiprosessi Excel-makroa hyödyntäen. Kyseinen prosessi suoritetaan kerran kuukaudessa manuaalisesti, ja siihen kuluu aikaa noin 2–3 tuntia. Automatisointi mahdollistaa prosessin tehokkaamman suorittamisen ja vapauttaa suorittajan muihin tehtäviin. Tavoiteajaksi prosessin suorittamiseen asetettiin Yritys X:n kanssa 45 minuuttia. Yritys X on suomalaisen kaupan alan yrityksen alaisuudessa operoiva taloushallinto-, palkanlaskenta- ja HR-palveluita tarjoava yksikkö. Tekijä oli opinnäytetyöprosessin aikana työsuhteessa toimeksiantajayritykseen, mutta makroa kehitettiin vapaa-ajalla.

Opinnäytetyössä kehitettiin makroa yhdeksän viikon ajan viikolta 37 viikolle 45. Makro valmistui tämän työn aikana kokonaisuudessaan. Se ajetaan osissa, jotka on jaettu prosessin eri vaiheiden mukaisesti. Osia on yhteensä 10. Makro tekee kaikki prosessiin kuuluvat työvaiheet itse tasauskirjauksia ja sähköpostien lähetystä lukuun ottamatta. Prosessin suorittajalle jää itselleen makron luomien luetteloiden ja sähköpostien oikeellisuuden tarkistus ja kirjausten tekeminen. Prosessi suoritettiin kokonaisuudessaan makroa käyttäen marraskuussa 2023 ja se todettiin toimivaksi. Jatkossa prosessia ei tarvitse siis enää suorittaa manuaalisesti. Makron ajoon kuluu aikaa noin kahdeksan minuuttia, joten ajajalle jää tarkistustyöhön ja kirjausten tekoon aikaa 37 minuuttia, jolloin ollaan vielä tavoitteessa.

Prosessin tehostamisen lisäksi tässä työssä luotua makroa voidaan mahdollisesti hyödyntää jatkossa toimeksiantajayrityksen muiden prosessien automatisoinnissa. Lisäksi tekijän oma osaaminen VBA-ohjelmoinnista ja Excel-makroista kasvoi huomattavasti. Myös opinnäytetyön julkisesta osuudesta voi olla hyötyä muille makrojen kehittämisessä ja luomisessa.

The objective of the thesis was to automate the balancing and reporting process of Company X's Goods Receipt/Invoice Receipt accounts using an Excel macro. The process is performed monthly and manually, and it takes approximately 2-3 hours. Automation enables a more efficient execution of the process, freeing up the operator for other tasks. The goal was to reduce the time required for the process to 45 minutes and it was determined in collaboration with Company X. Company X operates as a finance, payroll, and HR services unit under a Finnish retail company. During the thesis process, the author was employed by the client company but developed the macro in their own free time.

The macro development took place over nine weeks from week 37 to week 45, and it was completed entirely during this thesis. The macro is executed in parts, divided according to the different phases of the process, with a total of 10 parts. The macro performs all the steps of the process, except for balancing entries and email sending. The operator is left with the verification of lists and emails created by the macro and making necessary entries. The entire process was carried out using the macro in November 2023, and it was found to be functional. In the future, the process will no longer need to be performed manually. The macro execution takes about eight minutes, leaving the operator with 37 minutes for verification and entry, thus meeting the goal.

In addition to streamlining the process, the macro created in this thesis could potentially be utilized for automating other processes within the client company. Furthermore, the author's proficiency in VBA programming and Excel macros significantly increased. The publicly available portion of the thesis may also be beneficial for others in the development and creation of macros.