Tilitoimistotyön tehostaminen tiimityöskentelyn avulla

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää toimeksiantajan olemassa olevaa laadunvarmennusta varahenkilöjärjestelmän ja henkilökunnan tiimityöskentelyn avulla. Opinnäytetyö perustui laadulliseen tutkimukseen, teemahaastatteluihin sekä osallistuvaan havainnointiin yrityksessä. Teoriaosuus perustui kirjanpitoalan asiantuntijaorganisaatiosta, taloushallinnosta, tiimityöskentelystä sekä palkitsemis- ja kannustinjärjestelmistä kertovaan kirjallisuuteen. Opinnäytetyössä tutkittiin kirjanpidon yleisiä periaatteita, hyvää kirjanpitotapaa ja Taloushallintoliiton ylläpitämää toimialastandardia sekä laadunvarmennustyökaluja, joita auktorisoinnin edellytykset täyttävät tilitoimistot käyttävät. Taloushallintoliiton luomista laatutyökaluista tuotiin erityisesti esille varahenkilöjärjestelmä ja sen, kuinka suuri merkitys sillä on toiminnan jatkuvuuden varmistamisessa. Opinnäytetyössä tutkittiin myös, miten tiimityöskentely vahvistaa hiljaisen tiedon jakamista yrityksen sisällä. Teemahaastatteluiden avulla selvitettiin henkilökunnan ajatuksia tilitoimiston nykyisestä työskentelytavasta, motivaatiosta ja olemassa olevasta kannustinjärjestelmästä. Haastattelun tulokset paljastivat, että suurin osa työntekijöistä haluaisi enemmän tiimityöskentelyä ja ymmärtävät sen vaikuttavan myös hiljaisen tiedon jakamiseen ja työhyvinvointiin. Tulokset vahvistivat yrityksen johdon halua lisätä tiimityöskentelyä mahdollisen kannustinjärjestelmän sekä palkitsemisen avulla. Yritystoiminnan odotetaan kehittyvän, tuovan parempia tuloksia ja varmistavan toiminnan laadun tiimityöskentelyn avulla. Henkilökunta otettiin mukaan varahenkilöjärjestelmän suunnitteluun. Yrityksen johdolle suunniteltiin työkaluja helpottamaan tiimien rakentamista. Taulukkotyökalut perustuivat yrityksen työaikahallintaohjelman ja laskutusohjelman vuoden 2013 tietoihin. Opinnäytetyön tuloksena toimeksiantajayrityksessä päätettiin jatkaa varahenkilöjärjestelmän suunnittelua yhdessä henkilökunnan kanssa. Yrityksen johto sai työkaluja tiimien rakentamiseksi. Tiimityöskentely varmistaa varahenkilöjärjestelmän toimivuuden.

The Aim of this study was to develop a client's existing quality assurance with the help of substitute management system and teamwork among the staff. The thesis was based on qualitative research, interviews and participatory observation in the accounting firm. The theoretical part of this thesis consists of literature on the accounting industry organization, financial administration, teamwork and reward and incentive systems. The creation of quality tools for the financial administration stressed the importance of a substitute management system in ensuring the continuity of operations. The purpose of the interviews was to find out the ideas of the employees on the current methods of work, their own motivations and the existing incentive scheme. The interview results revealed that the majority of employees would like more teamwork and understand its impact on the tacit knowledge sharing and employee well-being. The results confirmed the company's management intent to increase the teamwork with the help of a possible incentive and reward scheme. With teamwork, the operations of the firm are expected to grow, yield better results and improve quality assurance. The opinions of the staff were taken into consideration in the design of the new substitute management system. The author of this thesis designed the company's management tools to facilitate the construction of work teams. Spreadsheets were based on data of the year 2013 obtained from the firm’s work time management software and billing software. As a result of this thesis, the client company decided to continue the design of the substitute management system together with the staff and the management team obtained the tools for the building of the teams.