Dokumenttien hallintajärjestelmän valinta Luvata Oy:n tietohallinnolle
Paloheimo, Aliisa (2023)
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023112932583
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023112932583
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kerätä käyttäjävaatimuksia dokumenttien hallintajärjestelmän valintaa varten. Työ toteutettiin toimeksiantona Luvata Oy:n tietohallinnolle syksyllä 2023. Työn tavoitteena oli haastatteluiden avulla selvittää käyttäjävaatimukset tietohallinnon työntekijöiltä ja vertailla vaatimuksia vastaavia dokumenttien hallintajärjestelmiä. Työn lopputuloksena tuotettiin määrittelydokumentti.
Haastattelut toteutettiin puolistrukturoituina teemahaastatteluina lokakuussa 2023. Haastattelut pidettiin Luvata Oy:n keskuskonttorilla tai etähaastatteluna Teamsin välityksellä. Haastateltavat saivat kysymykset etukäteen tarkasteltaviksi. Kysymykset kartoittivat yleisesti tietohallinnon dokumentoinnin tarvetta, sen nykytilaa ja haasteita, sekä tarpeita hallintajärjestelmään liittyen. Lähituessa työskenteleville henkilöille esitettiin lisäkysymyksiä tiketöintijärjestelmään liittyvistä tarpeista.
Haastatteluvastauksista muodostettiin käyttäjävaatimukset, jotka jaettiin pakollisiin ja ei-pakollisiin vaatimuksiin. Tämän jälkeen vaatimukset koottiin määrittelydokumenttiin, joka voidaan lähettää toimittajille valintaprosessin edetessä. Määrittelyiden pohjalta tutustuttiin kolmeen markkinoilla olevaan dokumenttien hallintajärjestelmään, jotka vastasivat käyttäjävaatimuksia. Näistä vaihtoehdoista toimeksiantajan on mahdollista valita dokumenttien hallintajärjestelmä jatkokehitystä varten.
Haastattelut toteutettiin puolistrukturoituina teemahaastatteluina lokakuussa 2023. Haastattelut pidettiin Luvata Oy:n keskuskonttorilla tai etähaastatteluna Teamsin välityksellä. Haastateltavat saivat kysymykset etukäteen tarkasteltaviksi. Kysymykset kartoittivat yleisesti tietohallinnon dokumentoinnin tarvetta, sen nykytilaa ja haasteita, sekä tarpeita hallintajärjestelmään liittyen. Lähituessa työskenteleville henkilöille esitettiin lisäkysymyksiä tiketöintijärjestelmään liittyvistä tarpeista.
Haastatteluvastauksista muodostettiin käyttäjävaatimukset, jotka jaettiin pakollisiin ja ei-pakollisiin vaatimuksiin. Tämän jälkeen vaatimukset koottiin määrittelydokumenttiin, joka voidaan lähettää toimittajille valintaprosessin edetessä. Määrittelyiden pohjalta tutustuttiin kolmeen markkinoilla olevaan dokumenttien hallintajärjestelmään, jotka vastasivat käyttäjävaatimuksia. Näistä vaihtoehdoista toimeksiantajan on mahdollista valita dokumenttien hallintajärjestelmä jatkokehitystä varten.