Käyttöopas ostoreskontran järjestelmiin
Maunuksela, Tanja (2023)
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023113032915
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023113032915
Tiivistelmä
Opinnäytetyö käsittelee käyttöoppaan laatimista toimeksiantajayrityksen ostoreskontran järjestelmiin. Toimeksiantajan taloushallinnon kirjanpidon ja ostoreskontran ohjelmat vaihtuivat vuoden 2023 alussa. Uusi ostoreskontraohjelma toi mukanaan valmiit käyttöohjeet, mutta toimeksiantajayrityksessä haluttiin räätälöidyt ohjeet yrityksen tarpeisiin. Työn tavoitteena oli tuottaa selkeä ja kattava käyttöopas, joka helpottaa uusien ostoreskontran ohjelmien käyttöä ja tukee uusien työntekijöiden perehdytystä. Toimeksiantajana toimi SOL-konsernin emoyhtiö SOLEMO Oy. Opasta ei julkaista tietosuojasyistä.
Opinnäytetyön viitekehys koostuu kahdesta pääaiheesta: taloushallinnosta ja ostoreskontrasta. Taloushallinnon osuudessa keskitytään taloushallinnon prosessien ja järjestelmien lisäksi digitaaliseen ja älykkääseen taloushallintoon, jotka edustavat hyvin nykypäiväisen taloushallinnon teknologian kehitystä. Ostoreskontran osuudessa paneudutaan ostolaskuprosessiin, ostolaskuihin, maksuliikenteeseen ja kontrolleihin. Viitekehyksessä hyödynnetään laajalti eri lähteitä kuten kirjallisuutta, asiantuntijoiden blogeja ja artikkeleita sekä lakeja.
Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä. Toiminnallisen opinnäytetyön tuotoksena syntyi käyttöopas toimeksiantajan ostoreskontran ohjelmiin. Käyttöoppaan tekoon hankittiin tietoa perehtymällä ostoreskontran työtehtäviin ja uusiin järjestelmiin sekä keskustelemalla epäselvistä aiheista toimeksiantajayrityksen ostoreskontran hoitajan kanssa.
Valmis käyttöopas kattaa kaikki ostoreskontran tehtävät, jotka voidaan suorittaa uusilla ohjelmilla. Käyttöoppaan sisällysluettelo suunniteltiin ostolaskuprosessin pohjalta, jotta käyttöopas etenisi johdonmukaisesti. Käyttöoppaan eri aihealueet otsikoitiin sekä alaotsikoitiin, jotta navigointi olisi käyttäjälle helpompaa. Ohjeet kirjoitettiin käskymuodossa lyhyesti ja selkeästi. Lisäksi oppaaseen sisällytettiin näyttökuvia ohjelman käytöstä.
Keskeneräisenä ollut käyttöopas otettiin jo yrityksessä käyttöön, ja se saavutti onnistuneita tuloksia testikäytössä. Opasta voidaan vielä jatkossa kehittää useamman käyttäjäkokemuksen perusteella. Toimeksiantajalla on myös mahdollisuus päivittää opasta aina tarpeen mukaan.
Opinnäytetyön viitekehys koostuu kahdesta pääaiheesta: taloushallinnosta ja ostoreskontrasta. Taloushallinnon osuudessa keskitytään taloushallinnon prosessien ja järjestelmien lisäksi digitaaliseen ja älykkääseen taloushallintoon, jotka edustavat hyvin nykypäiväisen taloushallinnon teknologian kehitystä. Ostoreskontran osuudessa paneudutaan ostolaskuprosessiin, ostolaskuihin, maksuliikenteeseen ja kontrolleihin. Viitekehyksessä hyödynnetään laajalti eri lähteitä kuten kirjallisuutta, asiantuntijoiden blogeja ja artikkeleita sekä lakeja.
Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä. Toiminnallisen opinnäytetyön tuotoksena syntyi käyttöopas toimeksiantajan ostoreskontran ohjelmiin. Käyttöoppaan tekoon hankittiin tietoa perehtymällä ostoreskontran työtehtäviin ja uusiin järjestelmiin sekä keskustelemalla epäselvistä aiheista toimeksiantajayrityksen ostoreskontran hoitajan kanssa.
Valmis käyttöopas kattaa kaikki ostoreskontran tehtävät, jotka voidaan suorittaa uusilla ohjelmilla. Käyttöoppaan sisällysluettelo suunniteltiin ostolaskuprosessin pohjalta, jotta käyttöopas etenisi johdonmukaisesti. Käyttöoppaan eri aihealueet otsikoitiin sekä alaotsikoitiin, jotta navigointi olisi käyttäjälle helpompaa. Ohjeet kirjoitettiin käskymuodossa lyhyesti ja selkeästi. Lisäksi oppaaseen sisällytettiin näyttökuvia ohjelman käytöstä.
Keskeneräisenä ollut käyttöopas otettiin jo yrityksessä käyttöön, ja se saavutti onnistuneita tuloksia testikäytössä. Opasta voidaan vielä jatkossa kehittää useamman käyttäjäkokemuksen perusteella. Toimeksiantajalla on myös mahdollisuus päivittää opasta aina tarpeen mukaan.