Hotelli Haikon Kartanon vastaanoton perehdytysmateriaalien päivitys

Abstract

Opinnäytetyömme aiheena on Hotelli Haikon Kartanon vastaanoton perehdytysmateriaalien päivitys. Olemme molemmat työskennelleet Haikossa vastaanottovirkailijoina yli vuoden, ja aihe valikoitui omien havaintojemme perusteella nykyisen perehdytysprosessin puutteista. Opinnäytetyön tavoitteena on siirtää perinteinen paperikansio digitaaliseen muotoon ja päivittää olemassa oleva digitaalinen materiaali ajan tasalle, tehden siitä strukturoidumman ja helpommin löydettävän sekä päivitettävän. Opinnäytetyömme toimeksiantajana toimiva Hotelli Haikon Kartano on Porvoon Haikkoossa sijaitseva kartanohotelli, joka tarjoaa majoituksen lisäksi useita eri palveluita, kuten kylpylän, ravintoloita, kokouspalveluita ja juhlatiloja. Kylpylähotellin vastaanotto toimii aamu-, ilta- ja yövuorossa sekä tarvittaessa välivuorossa.

Nykyiset perehdytysmateriaalit Haikon Kartanon vastaanotossa ovat perinteisesti paperisessa muodossa, ja olemassa olevat digitaaliset materiaalit ja ohjeistukset ovat vaikeasti löydettävissä. Tämän lisäksi vastuu uuden työntekijän perehdytyksestä vuotaa yli sattumanvaraisesti sille kokeneemmalle työntekijälle, jonka kanssa uusi työntekijä sattuu olemaan samassa vuorossa. Suoritimme anonyymin kyselyn vastaanoton työntekijöille, selvittääksemme ylisen mielipiteen nykyisen perehdytysprosessin vahvuuksista ja heikkouksista.

Palvelumuotoilun periaatteita hyödyntäen päivitimme ja keräsimme olennaiset materiaalit digitaaliseen perehdytyskansioon koko talon käytössä olevalle Microsoft Teams -alustalle, jotta kaikki tarvittava tieto olisi helposti saatavilla ja päivitettävissä. Digitaaliseen perehdytyskansioon on sisällytetty työsuhdetta koskevia dokumentteja sekä perehdytykseen tarvittavat materiaalit tukemaan uutta vastaanottotyöntekijää työtehtäviin oppimisessa. Näihin kuuluvat muun muassa aamu-, ilta-, ja yövuoron tehtävät, hotellin huonekartta, Opera-hotellijärjestelmässä käytettäviä koodeja sekä pikanäppäimiä, sekä Excel-tiedosto perehdytyksen etenemisen seurantaa varten. Nämä materiaalit tukevat työntekijöiden perehdytystä tarjoamalla selkeää ohjeistusta samasta lähteestä.

Uusien työntekijöiden tarpeet ja tarvittavien ohjeistuksien saatavuus ovat keskeisiä huolenaiheita Haikon Kartanon vastaanotossa, johon päivitetty digitaalinen perehdytyskansio on avuksi. Microsoft Teams -alustalla sijaitseva perehdytyskansio tarjoaa käytännöllisen ja helposti päivitettävän tiedonlähteen tukemaan uusia työntekijöitä työssään suoriutumisessa, sekä pitämään vakituiset työntekijät kartalla siitä, mitä heille tulisi vielä opettaa. Päivitettyjä materiaaleja ei julkaista, mutta opinnäytetyö kuvailee kansion sisältöä. Kansio on myös jatkuvaan päivitykseen soveltuva, ja sisältöä on mahdollista kehittää entisestään esimerkiksi kuvakaappauksien, opetusvideoiden sekä pienien testien muodossa.