Automatisering av inköpsorderfakturaprocessen vid Mirka

Abstract

Att automatisera och att utveckla processer är båda aktuella områden inom ekonomiförvaltning. Det har skett en stor förändring i samhället de senaste tio åren och behovet av att automatisera processerna är stora. Processerna behöver vara ändamålsenliga, lätthanterliga och moderna. Detta examensarbete handlar om inköpsorderfakturaprocessen och automatiseringen av den på Mirka.

Syftet med detta examensarbete var att ta reda på för- och nackdelar med automatiseringen av inköpsorderfakturaprocessen och att skapa en helhetsbild av projektet på Mirka.

Som metod valdes en kvalitativ forskningsmetod. I undersökningen intervjuades sex personer. Fem jobbar på Mirka och en på Basware. Intervjuerna var semistrukturerade.

Resultatet visar att automatiseringen är möjlig och går att genomföra med redan befintliga system och verktyg. IT-avdelningen behöver göra några små programförändringar och bygga en integration mellan systemen. Alla respondenter är överens om att denna process borde automatiseras. Fördelarna är många medan det inte finns några egentliga nackdelar.

Automatisointi ja prosessien kehittäminen ovat molemmat ajankohtaisia alueita taloushallinnossa. Yhteiskunnassa on tapahtunut suuria muutoksia viimeisen kymmenen vuoden aikana ja prosessien automatisoinnin tarve on suuri. Prosessien on oltava tarkoituksenmukaisia, helppokäyttöisiä ja moderneja. Tämä opinnäytetyö keskittyy ostotilauksen laskutusprosessiin ja sen automatisointiin Mirkassa.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tunnistaa hankintatilauslaskuprosessin automatisoinnin edut ja haitat sekä luoda kokonaiskuva Mirkan projektista.

Tutkimukseen valittiin laadullinen tutkimusmenetelmä. Tutkimuksessa haastateltiin kuutta henkilöä joista viisi työskentelee Mirkassa ja yksi Baswaressa. Haastattelut olivat puolistrukturoituja.

Tulokset osoittavat että automatisointi on mahdollista ja se voidaan toteuttaa jo olemassa olevien järjestelmien ja työkalujen avulla. IT osaston on tehtävä muutamat pienet ohjelmamuutokset ja rakennettava integraatio järjestelmien välille. Kaikki vastaajat ovat yhtä mieltä siitä, että tämä prosessi tulisi automatisoida. Hyötyjä on paljon kun taas varsinaisia haittoja ei ole.

Automating and developing processes are both current areas within financial management. There has been a significant societal change over the past ten years and the need to automate processes is substantial. The processes need to be purposeful, easy to manage and modern. This thesis focuses on the purchase order invoice process and its automation at Mirka.

The purpose of this thesis was to identify the advantages and disadvantages of automating the purchase order invoice process and to create an overall picture of the project at Mirka.

A qualitative research method was chosen for this study. Six individuals were interviewed as part of the research, five working at Mirka and one at Basware. The interviews were semi-structured.

The result shows that automation is possible and can be implemented using existing systems and tools. The IT department needs to make a few small program changes and build an integration between the systems. All respondents agree that this process should be automated. There are many advantages but there are no real disadvantages.