Tapahtuman järjestäminen valtiovarainministeriössä

Abstract

Tämä toiminnallinen opinnäytetyö käsittelee tapahtuman järjestämistä valtiovarainministeriössä. Valtiovarainministeriö on yksi valtioneuvoston kahdestatoista ministeriöstä ja valtiovarainministeriö järjestää vuosittain kymmeniä erilaisia tapahtumia, kuten seminaareja, verkkotilaisuuksia, työpajoja ja tiedotustilaisuuksia.

Työn tavoitteena oli järjestää onnistunut digitoimiston sidosryhmätilaisuus lokakuussa 2023. Työn teoriaosuudessa perehdytään tapahtuman järjestämisen teoriaan peilaten sitä valtiovarainministeriön ja valtioneuvoston yhteisiin ohjeistuksiin tapahtuman järjestämisestä ja muista tapahtuman järjestämisessä huomioon otettavista erityispiirteistä. Työn pääasiallisia lähteitä ovat tapahtuman järjestämiseen liittyvä kirjallisuus, valtioneuvoston ja valtiovarainministeriön ulkoiset ja sisäiset verkkosivut sekä julkiset aihetta käsittelevät verkkosivut, kuten blogit.

Toiminnallisessa osuudessa käydään läpi digitalisaation ja datatalouden yhteistyöryhmän, digitoimiston, sidosryhmille suunnatun verkkotilaisuuden suunnitteluprosessia. Tilaisuus järjestettiin yhteistyössä liikenne- ja viestintäministeriön, opetus- ja kulttuuriministeriön ja työ- ja elinkeinoministeriön kanssa. Tilaisuuden pääjärjestäjänä toimi valtiovarainministeriö.

Toiminnallisen opinnäytetyön tuotoksena järjestettiin Digitoimiston aamukahvit -niminen, erityisesti digitoimiston sidosryhmille suunnattu, avoin verkkotilaisuus, jonka tavoitteena oli vahvistaa digitoimiston ja sen sidosryhmien välistä vuorovaikutusta ja ennen kaikkea, lisätä sidosryhmien tietoa digitoimiston toiminnasta ja ajankohtaisista asioista. Tilaisuuden suunnittelu lähti käyntiin noin kahdeksan viikkoa ennen tilaisuutta ja tilaisuus järjestettiin perjantaina 27.10.2023 Teamsin välityksellä. Tilaisuuden aikana linjoilla kävi yhteensä 210 ihmistä ja keskimääräinen osallistumisaika oli noin 1 tunti ja 11 minuuttia. Tilaisuuteen osallistui laajasti eri edustajia niin kunnista, korkeakouluista, virastoista kuin muista ministeriöistä ja yrityksistä.

Työn pohdintaluvussa kuvataan tekijän omia näkemyksiä tapahtuman suunnitteluprosessista ja siihen liittyneistä haasteista ja tilaisuuden kehitysideoista. Työn viimeinen luku sisältää lisäksi tekijän oman arvioinnin opinnäytetyöprosessista, jossa analysoidaan prosessin onnistumista ja prosessin aikana opittuja asioita.