Työtehtävien hallinta ja toiminnanohjaus tilitoimistossa : Toiminnanohjausjärjestelmän pilotointi

Abstract

Opinnäytetyössä tutkittiin toiminannanohjausjärjestelmän käyttöönottoa ja soveltuvuutta tilitoimiston käyttöön. Sidosryhmien vaatimusten jatkuvasti kasvaessa toiminannanohjauksen kehittäminen organisaatiossa koettiin tarpeelliseksi. Toimeksiantaja on Taloushallintoliitto Ry:n jäsen, mikä yhdessä lain ja säädösten kanssa asettaa vaatimukset työn laadulle ja valmistumiselle. Ajankohtaisia ongelmia alalla ovat työssä jaksaminen, osaamisen puute ja digitalisaation tuomat haasteet. Jotta työn suorittamisesta voidaan selviytyä lakien ja asetusten vaatimusten mukaan, tarvitaan toimivaa, yhtenäistä ja tehokasta työtehtävien hallintaa, joka tukee myös työssä jaksamista. Toimeksiantajayrityksessä on vuonna 2016 otettu käyttöön toiminnanohjausjärjestelmä, jonka käyttö ei ole vakiintunut jokapäiväiseen työhön.

Päätettiin selvittää pilotoimalla, onko aiemmin valittu toiminnanohjausjärjestelmä edelleen sellainen, joka täyttää toivotut laatu- ja vaativuuskriteerit. Pilotoinnin avulla testattiin, soveltuuko valittu toiminannaohjausjärjestelmä tilitoimiston käyttöön selkiyttäen työtehtävien hallintaa tarpeeksi. Toimintatapaa tutkittiin myös loppukäyttäjän näkökulmasta ottaen huomioon koettu tuotto-panossuhde. Laadukkaammalla työtehtävien hallinnalla tavoitellaan parempaa työn laatua, parempaa asiakaspalvelua, henkilöstön työssäjaksamista sekä vaikutusta laskutukseen ja sen myötä myös kannattavuuteen.

Työssä käytettiin laadullista tutkimusmenetelmää. Aluksi tehtiin osallistuvaa havainnointia ja määritettiin organisaation nykytila. Teoriassa käytiin läpi liiketoiminnan laatuvaatimukset, uuden järjestelmän käyttöönotto, muutos prosessina sekä muutosjohtaminen. Pilotoinnin testiosuuden jälkeen aineistoa hankittiin ensin pilottiryhmälle ja sen jälkeen koko organisaatiolle kohdistetulla kyselyllä, jonka tulosten varmistamiseksi kysymykset käytiin läpi myös suullisesti. Raportin tutkimusosuudessa kuvattiin käyttöönoton aloitus, pilotointi, havainnot muutoksen alussa, koulutus, ryhmähaastattelu, kyselyt ja niiden tulokset sekä kehitysideat. Empiirinen tutkimus vahvisti hyvin muutoksen teoriaa. Pilotoinnin tuloksena saatiin kehitysidea, jonka myötä uusi toimintatapa päätettiin ottaa käyttöön koko organisaatiossa.