The Coordinator’s Role and Responsibility for the Successful Execution of Manpower Agreements and Compliance in a Project

Abstract

This thesis investigates the role and responsibilities required for effective coordination within an international project, with a particular focus on manpower agreements and compliance. The challenges that coordinators face are addressed, as well as how the challenges might impact the success and results of a project.

The main purpose of the thesis was to explore the coordinator's role and responsibilities in project execution, focusing on manpower agreements and compliance. The target has been to provide insights and best practices for improving project management, particularly in terms of company compliance and global mobility, ultimately leading to more successful project outcomes and improved organizational effectiveness.

The theoretical part of the thesis gives a general understanding of project management, project definition, the different project phases, global mobility, human resource management, and manpower agreements and compliance. The empirical part of the thesis includes a thorough analysis of a case study project within the client company Wärtsilä. Interviews were also conducted with a project coordinator and a global mobility advisor, who both have daily experience in managing projects involving manpower agreements and compliance.

The result of the case study project and the interviews show that managing manpower agreements and compliance is a complex job. Coordinators must regularly handle time constraints, tackle challenges related to different nationalities, keep up with changing regulations, communication gaps, and deal with unexpected legal changes. By recognizing and actively dealing with these challenges, coordinators and global mobility advisors can ensure that cross-border assignments run smoothly, ultimately contributing to the project's overall success. Their role as “issue solvers” and compliance overseers is crucial in the global world of international project management.

Detta examensarbete undersöker rollen och de ansvarsområden som krävs för effektiv koordinering inom ett internationellt projekt, med ett särskilt fokus på arbetskraftsavtal och efterlevnad. Utmaningar som koordinatorn ställs inför i projektsammanhang har också behandlats, samt hur dessa utmaningar kan påverka projektets framgång och resultat.

Det huvudsakliga syftet med examensarbetet var att med fokus på arbetskraftsavtal och efterlevnad utforska och utvärdera koordinatorns roll och ansvar under projektets genomförande. Målet har varit att skapa insikter för att förbättra projektledningen, särskilt när det gäller företagens efterlevnad, arbetskraftsavtal och global mobilitet, vilket i slutändan kan leda till mera framgångsrika projektresultat och en förbättrad organisatorisk effektivitet.

Examensarbetets teoretiska del ger en allmän översikt över projektledning, projektdefinition, projektens olika faser, global mobilitet, personalhantering, arbetskraftsavtal och dess efterlevnad. Den empiriska delen inkluderar en grundlig analys av ett konkret projekt inom uppdragsgivarorganisationen Wärtsilä. Intervjuer genomfördes också med en koordinator och en global mobilitetsrådgivare, som bägge har erfarenhet av att dagligen hantera projekt som involverar arbetskraftsavtal och efterlevnad.

Resultatet från studien av det konkreta projektet samt intervjuerna visar att hantering av arbetskraftsavtal och efterlevnad är ett komplext arbete. Koordinatorn måste regelbundet hantera tidsbegränsningar, tackla utmaningar relaterade till olika nationaliteter, hålla sig uppdaterad med varierande bestämmelser, kommunikationsluckor, samt hantera oväntade lagändringar. Genom att aktivt hantera dessa utmaningar kan koordinatorer och globala mobilitetsrådgivare säkerställa att gränsöverskridande uppdrag fungerar smidigt och i slutändan bidrar till projektets framgång. Koordinatorns roll som "problemlösare" och övervakare av efterlevnad och arbetskraftavtal kan i många fall vara avgörande i den globala världen av internationell projektledning.

Tässä opinnäytetyössä tutkittiin kansainvälisen projektin tehokkaan koordinoinnin edellyttämää roolia ja vastuualueita, erityisesti huomioiden työvoimasopimuksia ja sääntöjen ja määräysten noudattamista. Koordinaattoreiden kohtaamia haasteita käsiteltiin myös, sekä haasteiden mahdollinen vaikutus projektin lopputuloksiin.

Opinnäytetyön päätarkoituksena oli selvittää koordinaattorin roolia ja vastuita projektin toteutuksessa, keskittyen ensisijaisesti työvoimasopimuksiin ja sääntöjen noudattamiseen. Tavoite on ollut luoda näkemyksiä ja käytäntöjä projektinhallinnan parantamiseksi, erityisesti mitä tulee yrityksen vaatimustenmukaisuuteen ja kansainväliseen liikkuvuuteen. Nämä voivat viime kädessä johtaa onnistuneempiin projektituloksiin ja organisaation paranettuun tehokkuuteen.

Opinnäytetyön teoreettinen osa antaa yleiskuvan projektinhallinnasta, projektin määrittelystä, projektin eri vaiheista, globaalista liikkuvuudesta, henkilöstöjohtamisesta sekä työvoimasopimuksista ja niiden noudattamisesta. Empiirinen osa sisältää perusteellisen analyysin asiakasyrityksen Wärtsilän konkreettisesta projektista. Haastatteluja tehtiin myös projektikoordinaattorin sekä kansainvälisen liikkuvuuden neuvonantajan kanssa, joilla molemmilla on päivittäistä kokemusta kansainvälisistä työvoimasopimuksista sekä niiden noudattamisesta.

Konkreettisen projektin analyysi sekä haastattelujen tulokset osoittivat, että työvoimasopimusten hallinta ja noudattaminen on monimutkaista työtä. Koordinaattorien tulee jatkuvasti käsitellä aikarajoitteita, vastata eri kansallisuuksiin liittyviin haasteisiin, pysyä mukana muuttuvissa säännöksissä, käsitellä kommunikaatiopuutteita sekä odottamattomia lakimuutoksia. Tunnistamalla haasteet ja käsittelemällä niitä aktiivisesti koordinaattorit ja kansainväliset liikkuvuusneuvojat voivat varmistaa, että maanrajojen ylittävät toimeksiannot sujuvat kitkattomasti, mikä viime kädessä voi edistää projektin yleistä menestystä. Heidän roolinsa "ongelmien ratkaisijana" ja vaatimusten mukaisuuden valvojina on erittäin ratkaiseva kansainvälisessä projektihallinnan maailmassa.