Toimittajahallinnan ohjeistus julkisessa organisaatiossa

Abstract

Opinnäytetyön aiheena on toimittajahallinnan ohjeistaminen julkisessa organisaatiossa. Työn tavoitteena oli laatia ehdotus toimeksiantajalle toimittajahallinnan ohjeistamisesta ja toimittajien luokittelukriteereistä sekä taustoittaa ohjeistuksen jalkauttamista henkilöstölle. Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Senaatti-konsernille, koska sen yksi tavoitteista vuodelle 2023 oli saattaa toimittajahallinta selkeämmäksi kokonaisuudeksi.

Työn lähestymistavaksi valittiin tapaustutkimus ja konstruktiivinen tutkimus, koska tarkoituksena oli perehtyä toimeksiantajan toimittajahallinnan nykytilaan ja laatia konkreettinen ehdotus toimittajahallinnan ohjeistamisesta ja toimittajien luokittelukriteereistä. Ehdotuksen käyttöönottoa ei tehty tutkimuksen aikana. Opinnäytetyön teoreettisena viitekehyksenä olivat toimittajahallinta, toimittajaluokittelu ja muutosjohtaminen, jotka sovitettiin julkisten hankintojen toimintaympäristöön.

Opinnäytetyön tutkimusmenetelmiksi valikoituivat havainnointi, teemahaastattelu ja dokumenttianalyysi. Näiden avulla saatiin kartoitettua toimeksiantajan toimittajahallinnan nykytila ja kerättyä lähtötiedot toimittajien luokittelua varten. Havainnoinnin avulla saatiin selvitettyä toimittajahallinnan operatiivista toimintaa. Opinnäytetyössä haastateltiin toimeksiantajan hankintaorganisaation henkilöitä, jotta saatiin laajempi kuva toimittajahallinnan nykytilasta ja toimittajaluokittelun tarpeellisuudesta. Dokumenttianalyysin avulla tutkija pääsi tutustumaan numeerisiin toimittajatietoihin.

Tutkimuksen tuloksena laadittiin ehdotus toimittajahallinnan ohjeistamisesta toimeksiantajalle. Ehdotus sisältää tavoitteen asettamisen toimittajahallinnalle, hankintaorganisaation vahvan roolin ottamisen toimittajahallinnasta, yhteistyöryhmän perustamisen, toimittajien luokittelukriteereiden määrittelyn ja luokittelutyökalujen hyödyntämisen toimittajien luokittelussa, toimittajahallinnan ohjeen koostamisen sekä toimittajahallinnan kouluttamisen sisäisille sidosryhmille. Yhteenvetona voidaan todeta, että toimittajahallinnan tavoite ja määrittelyt on tehtävä valmiiksi ennen kuin voidaan koostaa toimittajahallinnan ohje. Ohje sitoo yhteen strategisen tavoitteen ja käytännön toimenpiteet.

The subject of thesis was to give guidelines for supplier management in public organization. The aim of the thesis was to compose a proposal how to instruct the supplier management and how to specify the supplier’s classification criteria and also get a little bit of information how to implement the guidelines for organization’s personnel. The client of the thesis was Senaatti, which one of the objectives for year 2023 was to clarify the supplier management.

A case study and a constructive research were chosen as the approach of the thesis, because the target was to understand the current state of the client’s supplier management and create a tangible proposal of supplier management instructions and classifications. The proposal was not implemented during the research. The theoretical framework of the thesis was supplier management, supplier classification and change management. These were applied in public procurement’s point of view.

The research methods of the thesis were observation, theme interviews and document analysis. The researcher was able to sort out the current state of the supplier management and collect the basic information for the supplier classification. Observation was good method to solve the operational side of the supplier management. The theme interviews were used to interview the procurement specialists to get more information about the supplier management and necessity of the supplier classification. The researcher was able to utilize supplier information to plan the supplier classification with the document analysis method.

As a result of the research, the proposal was created to the client. The proposal included a place a target for supplier management, take strong leader-ship from the supplier management in procurement, establishing the group of collaboration, defining the criteria of supplier classification and categorizing the suppliers with various analysis tools and also collecting and training the instructions for personnel. In summary, the organization needs to set an aim and specifications before it can be create an instruction for the supplier management. The instruction will combine the strategic aim and the practical actions.