Requirement Gathering for an IT Project
Pihlajaniemi, Nella (2023)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023120534415
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023120534415
Tiivistelmä
The thesis examined what requirements should be gathered before an IT project can be started and how the requirement gathering is conducted. The result of the thesis was a guidebook that offered guidelines for a successful requirement gathering and a requirement document template for storing the requirements. The goal of the thesis was that by following the pre-study guidebook a company should be able to gather enough requirements to make an educated decision about starting the implementation of the project. The theoretical foundation of the thesis was gathered from published literature around the topic of requirement gathering. This was a practice–based thesis, since in addition to the theory, it included an empirical study where the guidebook was assessed in a real project pre-study. The pre-study was conducted in 2023 and the thesis was also written in the same year.
In the theory chapter, the concepts of business, user and functional requirement were first defined and their importance in a pre-study was explained. Requirement gathering can be split into four stages: elicitation, analysis, documentation, and validation. The stages were described in detail and guidelines were given for conducting the requirement gathering activities in each stage. The guidelines also included a section about how to compile a stakeholder analysis. Lastly, the theory chapter specified what information should be gathered to create a comprehensive requirement document, why it should be gathered and the best ways for documenting the requirements. The guidebook was created based on the guidelines gathered in the theory section.
For conducting the empirical study, a project pre-study was carried out first according to the instructions in the guidebook. The project was about studying the possibilities and use cases of a new technology and how suitable the cases would be for the company. The empirical study then analysed how well the guidebook worked in practice, what could have been improved and did the guidebook serve its purpose of offering the company enough information to start the implementation phase. The study examined the usefulness of both the requirement gathering guidelines and the requirement document template.
A conclusion chapter followed the empirical study where it was concluded that the thesis and the guidebook met their goal. The company was able to make a decision about the start of the implementation and the project could move to the next phase. The company agreed on the use cases produced by the pre-study, however, a more concrete project plan was needed before the budget for the implementation was granted. Even though the initial version of the guidebook helped achieve the goal of the pre-study, small additions and improvements were made to the guidebook based on the findings in the empirical study. Opinnäytetyö tutki, mitä vaatimuksia täytyy kerätä ennen kuin IT-projekti voidaan aloittaa, ja kuinka vaatimusten kerääminen toteutetaan. Opinnäytetyön tuloksena syntyivät ohjekirja onnistuneen vaatimusmäärittelyn tekemiseen ja vaatimusdokumenttipohja vaatimusten dokumentointiin. Tavoitteena oli, että ohjekirjan ohjeita seuraamalla yritys pystyisi keräämään tarvittavat vaatimukset, jotta se voisi päättää kehitystyön aloittamisesta. Teoreettinen pohja opinnäytetyöhön oli kerätty julkaistusta kirjallisuudesta, joka käsitteli yritysten vaatimusmäärittelyä. Opinnäytetyö oli toiminnallinen, koska teorian lisäksi se sisälsi empiirisen tutkimuksen, jossa ohjekirja otettiin käyttöön oikean projektin esitutkimuksessa. Esitutkimus valmistui vuonna 2023, ja samana vuonna kirjoitettiin myös opinnäytetyö.
Teoriaosuudessa määriteltiin ensin liiketoimintavaatimus, käyttäjävaatimus ja toiminnallinen vaatimus sekä niiden merkitys esitutkimuksessa. Vaatimusmäärittely voidaan jakaa neljään vaiheeseen: keruu, analysointi, dokumentointi ja validointi. Vaiheiden kuvaamisen lisäksi opinnäytetyö listasi, mitä toimintoja jokaiseen vaiheeseen sisältyy, ja antoi ohjeet, miten ne tulisi suorittaa. Ohjeet sisälsivät myös osion sidosryhmäanalyysin laatimisesta. Lopuksi teoriaosuus täsmensi, mitä vaatimuksia tulisi kerätä, että syntyisi kattava vaatimusdokumentti, miksi vaatimuksia tulisi kerätä, ja mitkä ovat parhaat tavat vaatimusten dokumentointiin. Teoriaosuuden opit kerättiin yhteen, ja niiden pohjalta syntyi ohjekirja.
Teoriaosuutta seurasi empiirinen tutkimus, jota varten tehtiin ensin projektin esitutkimus ohjekirjan ohjeiden mukaisesti. Esitutkimus selvitti uuden teknologian mahdollisuuksia ja käyttötapauksia sekä sitä, kuinka käyttötapaukset soveltuisivat yrityksen tarpeisiin. Tämän jälkeen empiirisessä tutkimuksessa analysoitiin, kuinka hyvin ohjekirja toimi käytännössä, mitä olisi voitu parantaa, ja palveliko ohjekirja tarkoitustaan ja yritys pystyi sitä seuraamalla tekemään päätöksen kehitystyön aloittamisesta. Tutkimus koostui kahdesta osasta: ensimmäisessä osassa käsiteltiin vaatimusten keruuohjeiden hyödyllisyyttä ja sitä, löytyikö esitutkimuksen aikana uusi oppeja, ja toisessa osassa tutkittiin vaatimusdokumenttipohjan hyödyllisyyttä.
Empiiristä tutkimusta seurasivat johtopäätökset, joissa todettiin, että opinnäytetyö ja ohjekirja täyttivät tavoitteensa. Yritys pystyi päättämään kehitystyön aloittamisesta ja projekti saattoi siirtyä seuraavaan vaiheeseen. Yritys oli yksimielinen esitutkimuksessa esitettyjen käyttötapauksien soveltuvuudesta yrityksen tarpeisiin, mutta ennen kuin kehitystyölle voitiin myöntää budjetti, tarvittiin vielä konkreettisempi projektisuunnitelma. Vaikka ohjekirjan alkuperäinen versio auttoi saavuttamaan esitutkimuksen tavoitteen, siihen tehtiin pieniä lisäyksiä ja parannuksia empiirisen tutkimuksen havaintojen pohjalta.
In the theory chapter, the concepts of business, user and functional requirement were first defined and their importance in a pre-study was explained. Requirement gathering can be split into four stages: elicitation, analysis, documentation, and validation. The stages were described in detail and guidelines were given for conducting the requirement gathering activities in each stage. The guidelines also included a section about how to compile a stakeholder analysis. Lastly, the theory chapter specified what information should be gathered to create a comprehensive requirement document, why it should be gathered and the best ways for documenting the requirements. The guidebook was created based on the guidelines gathered in the theory section.
For conducting the empirical study, a project pre-study was carried out first according to the instructions in the guidebook. The project was about studying the possibilities and use cases of a new technology and how suitable the cases would be for the company. The empirical study then analysed how well the guidebook worked in practice, what could have been improved and did the guidebook serve its purpose of offering the company enough information to start the implementation phase. The study examined the usefulness of both the requirement gathering guidelines and the requirement document template.
A conclusion chapter followed the empirical study where it was concluded that the thesis and the guidebook met their goal. The company was able to make a decision about the start of the implementation and the project could move to the next phase. The company agreed on the use cases produced by the pre-study, however, a more concrete project plan was needed before the budget for the implementation was granted. Even though the initial version of the guidebook helped achieve the goal of the pre-study, small additions and improvements were made to the guidebook based on the findings in the empirical study.
Teoriaosuudessa määriteltiin ensin liiketoimintavaatimus, käyttäjävaatimus ja toiminnallinen vaatimus sekä niiden merkitys esitutkimuksessa. Vaatimusmäärittely voidaan jakaa neljään vaiheeseen: keruu, analysointi, dokumentointi ja validointi. Vaiheiden kuvaamisen lisäksi opinnäytetyö listasi, mitä toimintoja jokaiseen vaiheeseen sisältyy, ja antoi ohjeet, miten ne tulisi suorittaa. Ohjeet sisälsivät myös osion sidosryhmäanalyysin laatimisesta. Lopuksi teoriaosuus täsmensi, mitä vaatimuksia tulisi kerätä, että syntyisi kattava vaatimusdokumentti, miksi vaatimuksia tulisi kerätä, ja mitkä ovat parhaat tavat vaatimusten dokumentointiin. Teoriaosuuden opit kerättiin yhteen, ja niiden pohjalta syntyi ohjekirja.
Teoriaosuutta seurasi empiirinen tutkimus, jota varten tehtiin ensin projektin esitutkimus ohjekirjan ohjeiden mukaisesti. Esitutkimus selvitti uuden teknologian mahdollisuuksia ja käyttötapauksia sekä sitä, kuinka käyttötapaukset soveltuisivat yrityksen tarpeisiin. Tämän jälkeen empiirisessä tutkimuksessa analysoitiin, kuinka hyvin ohjekirja toimi käytännössä, mitä olisi voitu parantaa, ja palveliko ohjekirja tarkoitustaan ja yritys pystyi sitä seuraamalla tekemään päätöksen kehitystyön aloittamisesta. Tutkimus koostui kahdesta osasta: ensimmäisessä osassa käsiteltiin vaatimusten keruuohjeiden hyödyllisyyttä ja sitä, löytyikö esitutkimuksen aikana uusi oppeja, ja toisessa osassa tutkittiin vaatimusdokumenttipohjan hyödyllisyyttä.
Empiiristä tutkimusta seurasivat johtopäätökset, joissa todettiin, että opinnäytetyö ja ohjekirja täyttivät tavoitteensa. Yritys pystyi päättämään kehitystyön aloittamisesta ja projekti saattoi siirtyä seuraavaan vaiheeseen. Yritys oli yksimielinen esitutkimuksessa esitettyjen käyttötapauksien soveltuvuudesta yrityksen tarpeisiin, mutta ennen kuin kehitystyölle voitiin myöntää budjetti, tarvittiin vielä konkreettisempi projektisuunnitelma. Vaikka ohjekirjan alkuperäinen versio auttoi saavuttamaan esitutkimuksen tavoitteen, siihen tehtiin pieniä lisäyksiä ja parannuksia empiirisen tutkimuksen havaintojen pohjalta.