Ostotilausprosessin kuvaus ja kehittäminen

Abstract

Tämä työ käsittelee ostotilaamista toimeksiantajayrityksessä. Työn tavoitteena oli selvittää tilaamisen käytäntöjä ja tehdä selvityksen avulla ostotilaamisesta prosessikuvaus sekä antaa kehittämisehdotuksia tilausprosessiin. Toimeksiantajayritys toimii usealla toimialalla ja työn tarkoituksena oli selvittää ostotilaamisen käytäntöjä kaikissa yrityksen toiminnoissa. Tutkimusongelmina työssä olivat, kuinka ostotilausprosessi kulkee tällä hetkellä ja millainen ostotilaamisen tapa palvelisi parhaiten kaikkia osapuolia.

Tutkimusmenetelminä työssä käytettiin laadullisen tutkimuksen menetelmiä; haastattelua, valmiin aineiston analysointia sekä benchmarking-menetelmää. Tutkimus aloitettiin valmiiseen aineistoon eli yrityksen hankintaohjeeseen tutustumalla. Ostotilaamisen käytänteitä toimeksiantajayrityksessä selvitettiin puolistrukturoidun haastattelun avulla. Haastateltaviksi valittiin esihenkilöitä yrityksen eri toiminnoista. Haastatteluja tehtiin seitsemän ja haastatteluiden pääpaino oli ostotilausprosessin kulussa sekä tilaamisen tavoissa. Benchmarking-menetelmän avulla tutustuttiin ostotilaamiseen kolmessa saman tyyppisessä organisaatiossa. Benchmarking haastattelut keskittyivät tilaamisessa käytettäviin järjestelmiin sekä tiedon hallintaan.

Valmiin aineiston ja tutkimushaastattelujen avulla ostotilausprosessista muodostettiin kolme prosessikaaviota, joissa kuvattiin ostotilaamisen kulkua kussakin tilanteessa. Tutkimushaastatteluiden tuloksena todettiin, että tilaamisen tavat ja kanavat vaihtelevat toiminnoittain ja ostotilanteen mukaan. Tärkeimmäksi kehittämisen kohteeksi nousi tiedonkulku ja oikeiden tietojen antaminen toimittajalle ostotilausvaiheessa. Toimittajalle välitetyt tiedot vaikuttavat prosessin seuraaviin vaiheisiin, joissa käsitellään ostolaskua.

Ostotilaamisen tapojen kehittämistä suositellaan tutkimushaastattelujen ja benchmarking haastattelujen tulosten perusteella jatkettavan toiminnoittain, jolloin jokaisen toiminnon erilaiset tilaustarpeet voidaan ottaa huomioon. Uusien järjestelmien tai digitaalisten työkalujen sijaan olisi otettava hyöty irti jo käytettävissä olevista työkaluista ja varmistettava, että niitä käytetään yhdessä sovitulla tavalla.