Tapahtumajärjestäjän opas luova toimisto Krean tapahtumiin

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tuottaa opas luova toimisto Krean tapahtumien suunnittelua ja järjestämistä varten. Oppaan käyttötarkoituksena on toimia apuvälineenä tapahtuman suunnittelussa ja järjestämisessä, toteutus- ja läpivientivaiheessa sekä tapahtuman jälkivaiheessa markkinointi mukaan lukien. Opas on laadittu erityisesti kokemattomampia tapahtumajärjestäjiä silmällä pitäen, mutta se voi olla hyödyksi myös kokeneemmille tapahtumajärjestäjille muistivälineenä sekä uusia näkökulmia tuovana teoksena.

Opinnäytetyön aihe löytyi kirjoittajan omien mielenkiinnon kohteiden ja sen vaikutuksesta, että kirjoittaja on ollut osallisena opiskelijana Krean toteuttamissa projekteissa ja vieraillut Krean tilaisuuksissa. Opas on tärkeä, sillä aiempia Krean tapahtumia järjestettäessä huomattiin, että jonkinlaiselle apuvälineelle ja ohjeistolle tapahtumajärjestämiseen olisi tarvetta.

Opas ei anna ohjeita spesifin tapahtuman järjestämiseen, vaan sitä voidaan soveltaa järjestäessä erilaisia tapahtumakokonaisuuksia, joiden luonteet, teemat ja sisällöt vaihtelevat. Opinnäyte-työssä käydään kronologisesti läpi tapahtuman järjestämisen kolme päävaihetta; suunnittelu, toteutusvaihe sekä jälkivaihe. Opinnäytetyön liitteenä oleva opas seuraa viitekehyksen kronologista järjestystä. Tietoperustana viitekehykseen on käytetty lähinnä tapahtumajärjestämiseen liittyvää kirjallisuutta, mutta sen laatimiseksi on myös otettu huomioon toimeksiantajan toiveita.

Opasta tulevat käyttämään Haaga-Helian opiskelijat, jotka ovat Krea-kurssille osallistuessaan saaneet tehtäväkseen järjestää tapahtuman. Se voidaan jakaa käyttäjilleen sähköisessä muodossa tai tarvittaessa tulostaa. Työ on toteutettu lopputalven 2022 ja marraskuun 2023 välisenä aikana.