Tietosuoja palkanlaskennassa : palkanlaskentaprosessin tietosuojan kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää toimeksiantajana toimineen tilitoimiston palkanlaskentaprosessin tietosuojaa. Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä, joka kytkeytyi osaksi toimeksiantajayrityksessä toteutettua tietosuojaprojektia. Projektin lähtökohtana oli tilanne, jossa yrityksen yleisen tason tietosuojakäytänteet olivat kunnossa, mutta palkanlaskentaosastolla oli tunnistettu tarve tarkastella tietosuojan toteutumista käytännön tasolla.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia yrityksen palkanlaskijoille ohjeistus, jolla palkanlaskennan sähköiset tietovarastot saadaan vastaamaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia. Lisäksi tarkoituksena oli osallistua toiminnanohjausjärjestelmän toimintojen kehittämiseen, jotta tietosuojaltaan tehokkaammat aineiston toimitus- ja arkistointikanavat pystytään ottamaan yrityksessä käyttöön.

Työssä perehdyttiin aluksi palkanlaskentaprosessin vaiheisiin ja henkilötietojen käsittelyä ohjaavaan lainsäädäntöön. Näin saatiin luotua kattava kuvaus siitä, minkälaisia tietoja palkanlaskennassa tyypillisesti käsitellään ja mitä lainsäädäntö edellyttää näiden tietojen käsittelyltä. Työn empiirisessä osuudessa kuvattiin tietosuojaprojektin taustaa sekä laaditun ohjeistuksen ja kehitystoimien toteutusta.

Opinnäytetyön tuloksena on yrityksen tarpeisiin vastaava ohjeistus, jolla palkkamateriaalien läpikäynti aloitettiin opinnäytetyön valmistumisen jälkeen. Lisäksi tarkasteltiin aineistolajeja ja dokumenttityyppejä, joka oli tärkeä vaihe toiminnanohjausjärjestelmän toimintojen kehittämisessä. Jatkokehitysehdotuksena esitetään käytännön tason tietosuojatoimien dokumentointia, erityisesti tietojen poistokäytäntöjen osalta.

Handling personal data is essential in payroll and that makes data protection an important part of payroll operations. This thesis was carried out as a functional thesis. It was a part of the commissioner company’s payroll department’s data protection project. The objective of the thesis was to develop the implementation of data protection in the company’s payroll process on a practical level.

The purpose of the thesis was to create guidelines for the company’s payroll clerks to make the storage of payroll material meet the demands of data protection legislation. The purpose was also to engage in the development of the company’s enterprise resource planning system functionalities. The system offered a channel for payroll data delivery and archiving with better data protection.

The theory part consisted of the data protection legislation from the point of view of payroll and the stages of a typical payroll process. The empirical part described the background to the data protection project and the implementation of the guidelines and development measures.

The result of the thesis is guidelines that fulfil the company’s requirements and allow the removal of extra payroll materials from the material storage. In addition, the data types and document types were examined. That was an important step in the development of the enterprise resource planning system. A suggestion for further development would be examining data protection measures on a practical level, especially concerning data deletion policies.