Koulutustapahtumien tuotantoprosessi

Abstract

Tässä opinnäytetyössä kuvataan tapahtumatuottajan työnkuvaa ja prosesseja, joiden pohjalta päivittäinen työnkuva muodostuu. Kirjoittaja päätyi tapahtumatuotannosta kirjoittamiseen, koska hän on töissä tapahtumatuottajana yrityksessä, jossa hänen työnkuvaansa kuuluu koulutustapahtumien tuottaminen. Tapahtumien kautta voidaan tuoda asiakkaille elämyksiä ja tietoa. Ammatillisten tapahtumien kautta voidaan myös yhdistää yrityksiä toisiinsa ja luoda uusia yhteistyökumppanuuksia ja verkostoja, joiden kautta voidaan innovoida uusia ja parempia palveluita. Työnantajayritys, jossa kirjoittaja on töissä, tarjoaa koulutustapahtumia, jotka ovat sisällöiltään kohdistettu pääsääntöisesti julkiselle sektorille, mutta koulutustapahtuman mukaan sisältö voi olla sopivaa myös yksityisen sektorin työntekijöille.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on tuottaa tietoa muille tapahtumatuotannosta kiinnostuneille ja sitä työkseen tekeville. Opinnäytetyössä kuvataan sitä, mistä päivittäinen työnkuva koostuu ja sitä minkälaisilla prosesseilla työtä johdetaan. Työn lopusta löytyy tapahtumatuottajan muistilista, jossa on tiivistetysti opas tapahtumajärjestäjälle. Muistilista kattaa tapahtumajärjestämisen tärkeät asiat ja estää useimpiin kompastuskiviin lankeamisen. Opinnäytetyössä kerrotaan ensin tapahtuman järjestämisen elementeistä, kuten markkinoinnista, viestinnästä ja käytännön järjestelyistä. Käytännön järjestelyt eroavat hieman toisistaan sen mukaan onko toteutustapa täysin lähitoteutus vai hybriditoteutus, jossa lähitapahtuma striimataan myös etäosallistujille. Molemmat toteutustavat on käsitelty työssä.

Opinnäyteyötä kirjoitettaessa kirjoittaja pääsi pohtimaan omaa kehitystä tapahtumatuottajana ja prosessien merkitystä sujuvaan työarkeen. Asiakaskeskeisyyden merkitys nousi tietoperustaan perehtyessä korkealle ja siihen enemmän perehdyttyä kasvoi myös ymmärrys siihen miksi työnantajayrityksessä ennakkokyselyt ja palautekyselyt ovat niin keskeisiä työkaluja koko tapahtumaprosessille.